Kurzueberblick

Überblick

Im SaxSVS-BBS-Schulmodul können Daten zur Schule, den Klassen, Schülern und Lehrern verwaltet werden. Außerdem werden in SaxSVS-BBS die Planungsdaten des aktuellen und kommenden Schuljahres sowie der Personaleinsatz abgebildet.

Das Modul ist als Onlinelösung und für die Nutzung durch mehrere Personen konzipiert.

Bearbeitbare und sichtbare Schuljahre
Das Schulmodul erlaubt die Bearbeitung von zwei Schuljahren. Die Bearbeitung für ein Schuljahr ist in der Regel ab Januar des Kalenderjahres möglich, in dem das Schuljahr beginnt und endet im Dezember des Jahres, in dem das Schuljahr endet (z.B. 2015/2016 vom 01.01.2015 bis 31.12.2016). Die Bearbeitung umfasst unter anderem:

• den Lehrkräfteeinsatz
• das Verwalten von Schülerdaten
• die Berechnung des Bedarfs
• die Bilanzierung der Schule.

Es ist notwenig, alle Arbeiten an den Daten des Schuljahres vor dem Ende des Bearbeitungszeitraumes abzuschließen. Die Datensätze zum zum Personaleinsatz in den nicht bearbeitbaren Schuljahren bleibt ein Jahr zur Ansicht erhalten. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht möglich.

Datenschutz
Die Vorschriften zum Schutz der Daten sind im Sächsischen Datenschutzgesetz und in der Verwaltungsvorschrift Schuldatenschutz enthalten. Für den Datenschutz an der Schule zeichnet der Schulleiter verantwortlich.

Start und Bildschirmaufbau

In der Regel kann das SaxSVS-BBS-Schulmodul über einen Link im Schulportal aufgerufen werden, alternativ kann das Modul auch über die Eingabe des Links https://web1.extranet.sachsen.de/??? im Browser aufgerufen werden.

Der Bildschirm im Schulmodul enthält folgende Elemente.

Ein Klick auf das Logo bringt Sie immer zur Startseite. In der Statusleiste sehen Sie, welcher Nutzer die Anwendung aufgerufen hat.
Weitere Erläuterungen finden Sie bei der Beschreibung der einzelnen Masken.

Schuldaten

Im Register Schuldaten erfolgt eine Auflistung der Daten zur Schule aus der Sächsischen Schuldatenbank. Der Aufruf erfolgt über das Menü Schule.

Auswahlbereich
Im Auswahlbereich kann zwischen der Schule (Stammsitz) und soweit vorhanden, ihren Schulteilen gewählt werden.

S - Stammsitz der Schule

Schulteile:

A1 bis Ax - genehmigte Außenstelle mit Anrechnungsstunden für Leitung

H1 bis Ax - Häuser ohne Anrechnungsstunden für Leitung

Arbeitsbereich
Hier werden die Daten der Schule, der Schulteile und des Schulträgers angezeigt. Die meisten Daten können in SaxSVS-BBS nicht verändert werden. Alle Änderungen, auch der Kommunikationsdaten, sind der Sächsischen Schuldatenbank zu melden. Im Register Schulvertretungen werden die Eltern- und Schülersprecher gepflegt.

Klassenbildung

Im Register Klassenbildung werden die Klassen für das jeweilige Schuljahr angelegt, die Statistikdaten für das aktuelle Schuljahr und die Prognosedaten für das kommende Schuljahr eingetragen. Eine wichtige Voraussetzung ist deshalb das Einstellen des richtigen Schuljahres.

Die Klassenbildungsmasken unterteilen sich in die Bereiche Klassenbildung-Summe und Klassenbildung-einzeln.

Die Auswahl der Schulart, der Zeitform und der Organisationsform ist Grundlage für die Berechnung des Grundbereichs.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Klassenbildung verfügbar.

Schülerdaten

In den Schülerdaten werden Daten zum Schüler und den Sorgeberechtigten sowie zur Versetzung, Schullaufbahn, den Wahlfächern und zur Förderung des Schülers erfasst.

Schülerdaten können durch:

• Empfangen der Daten aus der vorhergehenden Schule der Schüler
• Import per XML- oder CSV-Datei
• Anlegen über Menü Schüler, Punkt Neuer Schüler

in das SaxSVS-Schulmodul aufgenommen werden.

Jeder Schüler soll zu einem Zeitpunkt in SaxSVS-BBS sachsenweit nur an einer Schule geführt werden. Aus diesem Grund werden die Schülerdaten automatisch im Zentralserver überprüft.

Ein Schülerdatensatz darf durch Import oder Anlegen über Menü nur aufgenommen werden, wenn er vorher an keiner Schule mit SaxSVS-BBS erfasst wurde. Ist der Schüler im Gesamtsystem SaxSVS-BBS bereits erfasst, muss eine Abstimmung unter den Schulen stattfinden und der Schüler an einer der beiden Schulen gelöscht werden.

Schülerdatensätze werden nicht archiviert. Sie verbleiben nach der Ausbildung ein Jahr in einer Jokerklasse #Abg, da sie für die amtliche Schulstatistik benötigt werden.

Detaillierte Informationen dazu stehen im Kapitel Schülerdaten.

Schülerdaten erfassen/ändern

Es ist nicht notwendig, in SaxSVS-BBS alle Schülerdaten zu erfassen. Die Schulen nutzen weiterhin ihr kommerzielles Produkt für die Schülerdatenpflege. Nur die Daten, die für die Aufsicht und amtliche Schulstatistik benötigt werden, müssen in SaxSVS-BBS übertragen werden.

Detaillierte Informationen stehen im Kapitel Schülerdaten.

Versetzung der Schüler in Klassen

Die Zuordnung der Schüler zu Klassen kann erfolgen durch:

• Import der Schülerdaten
• automatische Versetzung einer ganzen Klasse durch Eintrag einer neuen Zeitscheibe mit dem Folgeschuljahr (siehe Kapitel 12 Schuljahreswechsel )
• Eintrag der Versetzung in den Schülerdaten im Register Laufbahn
• Verteilung der Schüler aus der Aufnahmeklasse (#Aufn) in die einzelnen Klassen
• Sammeländerungen – Register Laufbahn (siehe Schülerdaten)

Hinweis:

Schüler können nur in Klassen versetzt werden, wenn diese vorher in der Klassenbildung angelegt wurden.

Das Versetzen von Schülern in Klassen des nächsten Schuljahres ist zur Sicherheit nur zu bestimmten Zeiten im Schuljahr möglich.

Schüler importieren per xml- oder csv-Datei

Der Import von Schülerdaten ist sinnvoll, wenn die Daten bereits in elektronischer Form vorliegen. CSV-Dateien sind Textdateien, in welchen die einzelnen Daten durch ein Trennsymbol (meist ; ) getrennt gespeichert werden. XML-Dateien übertragen weitere Merkmale der Daten und sind deshalb nicht so fehleranfällig. Kommerzielle Schul- und Schülerverwaltungsprogramme und OFFICE bieten in der Regel einen Export an, so dass die erzeugten Exporte in SaxSVS-BBS importiert werden können.

Nach dem Übertragen von Schülern muss geprüft werden, ob der Import erfolgreich war.

Es ist nicht möglich Schüler zu importieren, welche bereits in SaxSVS-BBS mit aktueller Zeitscheibe erfasst wurden.

Eine Anleitung zum Import ist im Kapitel Datenaustausch beschrieben.

Berechnung der Planungsdaten

Ziel und Inhalt der Planungsdaten

Die Berechnung der Planungsdaten (Grundbereich und Ergänzungsbereich) ist die Vorstufe des Personaleinsatzes. Im Grundbereich werden alle Bildungsangebote pro Klasse erfasst, für die ein Personaleinsatz notwendig ist. Dies betrifft in der Regel den Unterricht in den Lernfeldern, Fächern und Kursen sowie schulspezifische Angebote (einschließlich Migration und Integration). Der Ergänzungsbereich wird nicht pro Klasse vergeben, sondern für die Schule berechnet und pro Schulart geplant.

Voraussetzungen

Bevor die Planungsdaten der Schule erstellt werden können, müssen die Klassen gebildet werden. Von großer Bedeutung sind die in der Klassenbildung getroffenen Einstellungen zum Schuljahr, zur Unterrichtsform und Zeitform und zur Schulart. Entsprechend dieser Einstellungen werden die Konstanten für die Berechnung aus einer Datenbank übernommen.

Aufbau der GB-Berechnungen

Die Berechnungen finden in den Menüpunkten GB-Berechnung, Kursbildung BGY und DUBAS statt.

Die Tabellen umfassen folgende Spalten:

• Klassenbezeichnung
• Ausbildungsjahr
• Schulart
• Schulstandort
• Schülerzahl
• Fallgruppen und Genehmigungen dafür
• Vorgegebener Grundbereich (Stundentafel, Teilung, fachliche Begleitung)
• Begründeter Grundbereich

Diese Tabellen können Schulleiter und Schulreferent für die Planungsgespräche gleichzeitig einsehen.

Detaillierte Beschreibungen stehen im Kapitel Planungsdaten.

Personaldaten

Ziel und Inhalt

In den Personaldaten Vorlage:Intern-link werden die Daten des Personals an der Schule verwaltet.
Personal, welches in Personaldaten angelegt ist, kann:

• einen Login für das SaxSVS-Schulmodul und das SaxSVS-Lehrermodul erhalten,
• im Personaleinsatz dem Unterricht zugeordnet werden,
• Anrechnungsstunden erhalten.

Personalarten

Das Personal wird im SaxSVS-Schulmodul wie folgt gegliedert:

Abkürzung	Bezeichnung	Neuanlegen
LK	Lehrkraft aus LPDK	nein
LK+	Lehrkraft aus LPDK (besonderer Vertrag)	nein
PUH	Pädagogische Unterrichtshilfe	nein
kLK	kirchliche Lehrkraft	nein
HonK	Honorarkraft	ja
LAA	Lehramtsanwärter	ja
Joker	Jokerlehrer, Reservierung für erwartete Lehrkraft	ja
soPers	sonstiges Personal, wie z.B. Schulsekretärin	ja

Die Daten der Lehrkräfte, der Pädagogischen Unterrichtshilfen und der kirchlichen Lehrkräfte werden im Datenaustausch Vorlage:Intern-link aus der Landespersonaldatenbank (LPDK) an die Schule übermittelt. Im Schulmodul ist es nicht möglich, Lehrkräfte dieser Personalarten neu anzulegen oder zu löschen.

Aufbau Lehrerdaten

Aufruf' über Menü > Lehrer > Lehrerdaten oder das Symbol Datei:S-icon-1-teach.png Datei:S-personaldaten-0X.png

Register Anrechnungen/Funktionen/Abordnungen

Datei:S-personaldaten-11.png

Im Register Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen (A/E/F/M) sollen alle schulbezogenen Anrechnungen, Minderungen und Freistellungen für den örtlichen Personalrat erfasst werden.

Folgende Daten können an der Schule nicht verändert oder eingetragen werden:

• Ermäßigungen,
• Freistellungen für regionale und überregionale Personalvertretungen,
• personenbezogene Anrechnungen
• Abordnungen.

Diese Daten werden von der LPDK zur Verfügung gestellt. Fehlende Angaben oder Unstimmigkeiten sollten der Regionalstelle über den Bericht "Kontrolle Personaldaten in SBA" übermittelt werden.
Durch die LPDK gesendete Daten sind durch die dunkle Hintergrundfarbe erkennbar. Die Eintragungen an der Schule können nur in den weiß hinterlegten Zeilen erfolgen.
Alle im Register Anrechnungen / Funktionen / Abordnungen (A/E/F/M) aufgeführten Tatbestände fließen in die Berechnung der Personalplanung der Schule und der einzelnen Lehrkraft ein.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Personaldaten verfügbar.

Personaleinsatz

Im Personaleinsatz wird dem, zuvor im Bildungsplan eingerichteten Unterricht das Personal zugeordnet.

Voraussetzungen Voraussetzungen für die Eintragung des Personaleinsatzes sind:

• die Bildung aller Klassen der Schule
• die Planung des Unterrichts im Bildungsplan
• die Planung der Gruppen inkl. Gruppenname im Bildungsplan

Aufruf Menü Planung, Punkt Personaleinsatz oder Symbol Vorlage:S-symbol-personaleinsatz sowie
gewünschtes Schuljahr und Schreibmodus Vorlage:S-symbol-schreiben wählen

Datei:S-personaleinsatz-01.png

Auf der linken Seite wird, filterbar nach Klasse, Fach und Lehrkraft, der geplante Unterricht angezeigt.

In der Mitte wird, filterbar nach Fachlehrer, Lehramtsanwärter und PUH, das Personal angezeigt.

Rechts wird der Einsatz, der in der Mitte ausgewählten Lehrkraft gezeigt.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Personaleinsatz verfügbar.

Lehrer-PopUp

Im Lehrer-PopUp ist die Einsatzsituation des Personals zu einem bestimmten Tag ersichtlich.
Aufruf' Menü Lehrer, Punkt Lehrer-Popup oder Symbol Datei:S-icon-1-teapu.png wählen

Vorlage:Nutzereingabe Auf der linken Seite werden oben der Tag und die Lehrkraft gewählt. Vorlage:Pc-reaktion Darunter ist dann in Listenform der Einsatz ersichtlich.

Vorlage:Pc-reaktion Auf der rechten Seite erfolgt eine Bilanzierung. Dabei werden der zum gewählten Tag eingetragene Beschäftigungsumfang (Register Arbeitsvertrag) bzw. die Abordnungsstunden bei Gastlehrern mit dem Einsatz verrechnet.

Datei:S-personaleinsatz-08.png

Ist die Bilanz positiv, so kann die Lehrkraft weiter verplant werden. Ist die Bilanz negativ, so ist die Lehrkraft über ihren Beschäftigungsumfang hinaus eingesetzt.

Mögliche Unstimmigkeiten können entstehen durch:

• unkorrekte Eintragungen in den AEFM (z. B. nicht abgeschlossene Zeiträume)
• unkorrekte Eintragungen in den Abordnungen
• Korrekturen im Register Arbeitsvertrag (siehe Personaldaten#Register_Arbeitsvertrag Vorlage:Intern-link )
  

Das Feld Beschäftigungsumfang ist die Summe aus BU und der vom Schulleiter vermerkten Änderungen des Beschäftigungsumfanges (siehe Personaldaten#Register_Arbeitsvertrag Vorlage:Intern-link )

* Bei Planungen für das neue Schuljahr muss der gewählte Tag auf 01.08.20XX oder später stehen, nur so werden die Daten des neuen Schuljahres geladen.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Lehrer-PopUp verfügbar.

Planungs-Popup

Ziel des Planungs-PopUp ist die Verbesserung der Übersicht über den Einsatz des Personals und die Stunden innerhalb der einzelnen Bereiche (Grundbereich, Ergänzungsbereich, POOL).

Aufruf Menü Planung, Punkt "Planungs-PopUp" oder Symbol Datei:S-icon-1-planpu.png
Vorlage:Pc-reaktion es erscheint das Planungs-PopUp, die Geschwindigkeit der Anzeigen im PopUp ist von der PC-Leistung und der Anzahl der Lehrkräfte abhängig

Datei:S-planungspopup-02.png

Ansicht inkl PUHs am Beispiel einer AFS:G

Datei:S-planungspopup-01.png

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Planungs-PopUp verfügbar.

Plausiprüfungen

Plausibilitäten sollen die Schulleitung bei der Prüfung ihrer Daten unterstützen. Es ist Ziel möglichst viele Fehler bereits vor der Abgabe der Daten zu Stichtagen im Schulmodul transparent zu machen, um den Schulleitungen eine Korrektur zu ermöglichen.

Aufruf' Menü Planung, Punkt "Plausi-Prüfungen" auswählen.
Vorlage:Hinweis Der Punkt ist nur für Nutzer der Rollen Schulleiter und Schulsachbearbeiter aufrufbar.

Datei:S-plausipruefungen-01.png

Auswahlbereich Auswahl der Prüfungen, welche durchgeführt werden sollen

Arbeitsbereich Anzeige der Meldungen nach Ausführung von Prüfungen, Link zur Position, welche die Meldung ausgelöst hat

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Plausibilitätsprüfungen verfügbar.

Datenaustausch

Beim Datenaustausch wird über eine gesicherte Internetverbindung der Zentralserver von SaxSVS angewählt, um für die Schule bereitliegende Daten (Personaldaten, Schülerdaten, Schuldaten, Schlüsselaktualisierungen) abzuholen und Veränderungen an der SaxSVS-Datenbank der Schule zu senden.
Der Zentralserver wirkt gleichzeitig als Backupsystem, deshalb sollte mindestens einmal pro Woche ein Datenaustausch durchgeführt werden.

Arten der Freigabe

Aktualisierung ohne Freigabe für Schulaufsicht

• Werte für Schulaufsichts- und Schulträgermodul werden nicht aktualisiert.
• Diese Art des Datenaustausches dient vor allem dem Empfang neuer Daten und dem Backup.

Aktualisierung mit Freigabe für Schulaufsicht

• Aktualisierung der Daten für das Schulaufsichts- und das Schulträgermodul

1. Stichtagsmeldung

• Abgabe der Werte als Stichtagswerte für den 1. Stichtag

2. Stichtagsmeldung

• Abgabe der Werte als Stichtagswerte für den 2. Stichtag

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Datenaustausch verfügbar.

Updates

Das SaxSVS-Schulmodul wird ständig erweitert und verbessert, deshalb sollten regelmäßig Programmupdates durchgeführt werden.
Die Änderungen werden per Online- oder Offline-Update an die Schulen herausgespielt.
Das Update ist an jedem Rechner mit SaxSVS separat durchzuführen.

Detaillierte Informationen sind im Kapitel Updates verfügbar.