Datenaustausch

Aus SAXSVS BBS
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Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Bemerkungen

Die meisten Schulen arbeiten mit einem kommerziellen Produkt. Damit keine doppelte Eingabe der Schülerdaten erfolgen muss, gibt es eine definierte Schnittstelle zwischen SaxSVS-BBS und dem kommerziellen Produkt. Die Schulen, die bisher eine OFFICE-Anwendung genutzt haben, können diese Schnittstelle auch nutzen. Dabei ist es allerdings erforderlich, alle Inhalte der Datenfelder nach vorgegebenen Schlüsseln zu verarbeiten.

Diese Schlüsseldateien werden den kommerziellen Anbietern und Schulen zur Verfügung gestellt.

2 Wichtige Regeln für den Datenaustausch

  • Die Klassenbezeichnungen müssen in SaxSVS-BBS und dem komm. Produkt übereinstimmen.
  • Angezeigte Importfehler sollten immer im kommerziellen Produkt beseitigt werden, damit sie beim nächsten Import nicht erneut vorhanden sind.
  • Während des Imports/Exports darf die Datenverbindung nicht unterbrochen werden.
  • Datenimport
  • kommerzielle Anbieter: alle Daten in SaxSVS-BBS werden überschrieben (bezogen auf das Schuljahr), in SaxSVS-BBS (und damit nicht im komm. Produkt) eingetragene Daten müssten erneut eingegeben werden
  • OFFICE-Schulen: Daten, die von der Art zusammengehören, werden komplett überschrieben. Damit wird sichergestellt, dass die vorhandenen Daten zusammenpassen. Wird ein Komplex komplett nicht übertragen, bleiben die eingetragenen Daten in SaxSVS-BBS erhalten.

3 Feldbezeichnungen für Dateneingabe

3.1 Gegenüberstellung der Felder

Kürzel (in Datenbank) Schülerdaten in SaxSVS Schülerdaten in WinSCHOOL Schülerdaten in fuxSCHOOL
Maske:<Feld>
Schülerdaten in Magellan
Registerkarte Name
an_vname Vorname Vorname Schüler: Vorname Schüler > Daten 1 > Vorname
an_name Name Name Schüler: Name Schüler > Daten 1 > Nachname
an_gebname Geburtsname Geburtsname Schüler: Geb.-name Schüler > Daten 1 > Geburtsname
an_gebdat Geburtsdatum Geburtsdatum Schüler: Geb-dat Schüler > Daten 1 > Geburtsdatum
an_gebort Geburtsort Geburtsort Schüler2: Geb-ort Schüler > Daten 1 > Geburtsort
an_geschlecht Geschlecht Geschlecht Schüler: "m" voreingestellt, sonst Mädchen Schüler > Daten 1 > Geschlecht
an_abw_grund Abwesenheitsgrund Jokerdaten/SAXSVS 3 Abwesenheitsgrund Schüler: abw. Grund Schüler > Laufbahn > Abwesenheiten > Grund
an_abw_dat Abwesenheitsgrund_seit Jokerdaten/SAXSVS 3 Abwesenheitsgrund seit (Datum) Schüler: abw. seit Schüler > Laufbahn > Abwesenheiten > Von
an_migr_grund Migrationshintergrund Jokerdaten/SAXSVS Migrationshintergrund Migranten: Migrantenstatus Schüler > Daten 1 > NdH
an_migr_dat besondere Bildungsberatung am Jokerdaten/SAXSVS: Bildungsberatung am
(Datum der Schulaufnahme)
Migranten: Bildungsberatung am Schüler > Merkmale > Merkmal U2
an_migr_daz3 Teilnahme an DAZ-3 Jokerdaten/SAXSVS Teilnahme an DAZ-3 Migranten: Teilnahme an DaZ-3 Schüler > Daten 4 > Beeinträchtigungen und Fördermaßnahme (Ausgabe nur, wenn NdH gesetzt)
an_staat Staat vom Bundesland abgeleitet Schüler2: Staat Schüler > Daten 1 > Land (PL; CZ)
an_land Bundesland Bundesland Schüler2: BL Schüler > Daten 1 > Gemeinde
an_plz PLZ PLZ Schüler: Plz Schüler > Daten 1 > PLZ
an_ort Ort Ort Schüler: Wohnort Schüler > Daten 1 > Ort
an_ortsteil Ortsteil Ortsteil Schüler: Ortsteil Schüler > Daten 1 > Ortsteil
an_strasse Straße Straße Schüler: Straße Schüler > Daten 1 > Straße
an_staatsang_01 Staatsangehörigkeit Staatsangehörigkeit Schüler2: St.ang Schüler > Daten 1 > Staatsangeh. 1
an_staatsang_02 2. Staatsangehörigkeit 2. Staatsangehörigkeit Schüler2: St.ang Schüler > Daten 1 > Staatsangeh. 2
Registerkarte Sorgeberechtigte
as_berechtigt personensorgeberechtigt Wenn erziehungsberechtigt oder sorgeberechtigt = "Ja" Sorgeberechtigter1-3:sorgeberechtigt Schüler > Daten 1 > Familie > Sorgerecht
as_beziehung Beziehung Art des Ansprechpartners* Sorgeberechtigter: Beziehung Schüler > Daten 1 > Familie > Verhältnis
as_einrichtung Einrichtung Bemerkung: Einrichtung=XXXX; *** Sorgeberechtigter: Einrichtung Schüler > Daten 4 > Betreuung > Einrichtung
as_anrede Anrede wird automatisch generiert Sorgeberechtigter: Anrede Sorgeberechtigte > Daten > Anrede
as_vname Vorname Vorname Sorgeberechtigter: Vorname Sorgeberechtigte > Daten > Vorname
as_name Name Name Sorgeberechtigter: Name Sorgeberechtigte > Daten > Name
as_staat Staat Staatsangehörigkeit Sorgeberechtigter: Staat Sorgeberechtigte > Daten > Land
as_land Bundesland wenn nicht Sachsen, dann Bemerkung eintragen
BSP.: Land=Brandenburg
Sorgeberechtigter: BL Sorgeberechtigte > Daten > (abgeleitet vom Ort)
as_plz PLZ PLZ Sorgeberechtigter: PLZ Sorgeberechtigte > Daten > PLZ
as_ort Ort Ort Sorgeberechtigter: Wohnort Sorgeberechtigte > Daten > Ort
as_ortsteil Ortsteil Sorgeberechtigter: Ortsteil Sorgeberechtigte > Daten > Ortsteil
as_strasse Straße Straße Sorgeberechtigter: Straße Sorgeberechtigte > Daten > Straße
Registerkarte Laufbahn
al_kennziffer Kennziffer Bildungsgang Beruf: Bildungsgang Schüler > Ausbildung > Bildungsgang
al_schulart Schulart Schüler/aktuelle Schulart oder Klasse/Schulart Beruf: Schulart Schüler > Ausbildung > Schulform
al_status Status Schüler/Beruf/Status: wenn nicht gefüllt: Schüler Beruf: Status Schüler > Merkmale > Merkmal S1 (wenn nicht ausgewählt, dann Schüler als Vorgabe)
al_zeitform Zeitform Klasse/Unterrichtsform: nur „V“ oder andere als „T“;
wenn ein Schüler andere ZF hat, dann Eintrag bei Ganztagsunterricht/Betreuung (Reiter: Beruf)
Beruf: Org.-form Schüler > Ausbildung > Organisation
al_abschl_dat voraussichtlicher Abschluss am Ausbildung bis Beruf: Lehrende Schüler > Ausbildung > Ausbildung editieren > Ausbildung bis
al_laufb_sj Schuljahr (Laufbahn) generiert lt. Datei
al_laufb_von von erster Schultag (generiert) Schüler > Laufbahn > Allgemein > Zugang
al_laufb_bis bis letzter Schultag (generiert) Schüler > Laufbahn > Allgemein > Abgang
al_laufb_kl Klasse amtliche Klassenbezeichnung
sonst Klasse
Schüler: Klasse Statistikkürzel im Bereich Klasse
al_laufb_bem Bemerkung Schüler/Bemerkung
al_laufb_neuanf Neuanfänger in dieser Ausbildung Schulhalbjahr beginnt mit 1, es sei denn: „Abweichung von Regelausbildungszeit = „KNEU“ Beruf: Neuanfänger Schüler > Ausbildung > Neuanfänger im Bildungsgang
al_laufb_bgut Bildungsgutschein Jokerdaten/SAXSVS 3 Bildungsgutschein Beruf: Bildungsgutschein Schüler > Daten 4 > Finanzielle Förderung > Förderung
al_fremd_sj Schuljahr (FS) generiert lt. Datei
al_fremd_fs1 1. Fremdsprache Position 1 Fremdsprache aus Schüler/weitere Schülerdaten/Fremdsprachen Fächerwahl: Fremdspr. 1 Schüler > Daten 3 > 1. Fremdsprache
al_fremd_fs2 2. Fremdsprache Position 2 Fremdsprache Fächerwahl: Fremdspr. 2 Schüler > Daten 3 > 2. Fremdsprache
al_fremd_fs3 3. Fremdsprache Position 3 Fremdsprache Fächerwahl: Fremdspr. 3 Schüler > Daten 3 > 3. Fremdsprache
al_ausgen Beschulung mit Ausnahmegenehmigung (nur BS) Jokerdaten/SAXSVS 3 Ausnahmegenehmigung Beruf: Beschulung mit Ausnahmegenehmigung Schüler > Daten 2 > Überweisung > Einschulantrag/Ausnahme
al_mfoerdersw Schüler in besonderen Klassen mit Förderschwerpunkt Schüler/(Beruf) Förderung Beruf: Förderschwerpunkt der Klasse (BvB etc.) Klassen > Daten > Einzelintegration/Förderklasse
und (!)

Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 1

Registerkarte Förderung
af_schwaeche_01 Teilleistungsschwächen Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 1 Förderung: TLS 1 Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 2
af_schwaeche_dat_01 Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche) Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS1 am Förderung: TLS 1. Datum Schüler > Daten 4 > Förderungen > Von
af_schwaeche_02 Teilleistungsschwächen Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 2 Förderung: TLS 2 Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 2
af_schwaeche_dat_02 Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche) Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS2 am Förderung: TLS 2. Datum Schüler > Daten 4 > Förderungen > Von
af_behart Behinderungsart Schüler/Art der Behinderung
Werte: 20, 30 oder 40
Förderung: Behinderungsart Schüler > Daten 4 > Förderungen > Behinderung
af_int Inklusionsform Jokerdaten/SAXSVS 2 Integrationsform – alle folgenden Förderfelder werden nur ausgegeben, wenn die Integrationsform gefüllt ist Förderung: Form Schüler > Daten 4 > Förderungen > Maßnahme/Bedarf
af_int_von Int_von Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration von Förderung: von Schüler > Daten 4 > Förderungen > Von
af_int_bis Int_bis Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration bis Förderung: bis Schüler > Daten 4 > Förderungen > Bis
af_int_rs_std Stunden Regelschule Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule Förderung: Stunden RS Schüler > Daten 4 > Förderungen > Stunden 1 (Regelschule)
af_int_fs_std Stunden Förderschule Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule Förderung: Stunden FS Schüler > Daten 4 > Förderungen > Stunden 2 (Förderschule)
af_int_foerdersw Hauptförderschwerpunkt Jokerdaten/SAXSVS 2 Hauptförderschwerpunkt Förderung: Schwerpunkt Schüler > Daten 4 > Förderungen > Förderschwerpunkt 1
af_int_zlk zusätzliche Lehrkraft Jokerdaten/SAXSVS 2 Zusätzliche Lehrkraft
af_int_raum räumliche Abforderung Jokerdaten/SAXSVS 2 Räumliche Abforderung
Registerkarte Vorbildung/Abschluss
av_abs_schart Schulart der allgemeinbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde Werdegang/Abgebende Schulform Vorbildung:
Vorbildung allgemeinbildend, an Schulart
Schüler > Daten 2 > Höchster Abschluss ABS > Schulform
av_abs_zeugnis Zeugnisart_ABS_Vorbildung Werdegang/Art des Abschlusses
(Wert mit „A“ am Anfang!)
Vorbildung:
Vorbildung allgemeinbildend, Abschluss
Schüler > Daten 2 > Höchster Abschluss ABS > Abschluss
av_bbs_schart Schulart der berufsbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde Werdegang/Schulart
(Wert mit „W“ am Anfang!)
Vorbildung:
Vorbildung berufsbildend, an Schulart
Schüler > Daten 2 > Höchster Abschluss BBS > Schulform
av_bbs_zeugnis Zeugnisart_BBS_Vorbildung Werdegang/Letzter Abschluss
(Wert mit „L“ am Anfang!)
Vorbildung:
Vorbildung berufsbildend, Abschluss
Schüler > Daten 2 > Höchster Abschluss BBS > Abschluss
aab_ende_absch_art Abschlussart_Ausbildung_Beendigung Schülerdaten/Art des Abschlusses nur wenn gefüllt und Entlassungsgrund nicht gefüllt! Abgang_Schulabschluss: Schulabschluss Schüler > Laufbahn > Abschluss > Abschluss 1
aab_ende_absch_art_dat Ausstellungsdatum Schülerdaten/Entlassungsdatum Abgang_Schulabschluss: Abgang am Schüler > Laufbahn > Abschluss > Abschluss 1 Datum
aab_ende_absch_art_zusatz zusätzlicher Schulabschluss erworben/zuerkannt Schülerdaten/Zusatzabschluss Abgang_Schulabschluss: Schulabschluss zusätzlich zuerkannt Schüler > Laufbahn > Abschluss > Abschlussart
aab_ende_abbruch Art der Beendigung (Abbruch) Schülerdaten/Grund (der Entlassung) nur wenn gefüllt, dann Art des Abschlusses nicht gefüllt! Abgang_Schulabschluss: Grund bei Abbruch Schüler > Daten 2 > Abgang > Abgangsart
(Schüler muss ausgeschult sein)
aab_ende_abbruch_dat Datum (Abbruch) Schülerdaten/Entlassungsdatum Abgang_Schulabschluss: Abgang am Schüler > Daten 2 > Abgang > Abgang am
aab_ende_bszort_neu Schule im gewählten Ort (bei Schulwechsel) Schülerdaten/Schülerbogen an Abgang_Schulabschluss: aufnehm. Schule
(einzugeben bei Grunddaten -> Schulen)
Schüler > Daten 2 > Abgang > an Schule --> Schulnummer (DISCH) eintragen
Registerkarte Ausbildung
aau_einbetr_bez Bezeichnung_Einstellungsbetrieb Name1 des Betriebes
(1. Praktikumsbetrieb mit Vertrag und Zeitraum)
Schüler2: Einstellungsbetrieb Schüler > Ausbildung > Betrieb
Betriebe > Daten 1 > Name 1
(siehe Punkt 4.1.3)
aau_einbetr_staat Staat_Einstellungsbetrieb Wenn nicht D: Ausland wie Staatsbürgerschaft in WinSCHOOL Bundesland EH Grunddaten-Firmen
Adresse: Staat
Betriebe > Daten 1 > Gemeinde
aau_einbetr_land Land_Einstellungsbetrieb Bundesland des Betriebes Grunddaten-Firmen
Adresse: BL
Betriebe > Daten 1 > Gemeinde
aau_einbetr_plz PLZ_Einstellungsbetrieb PLZ des Betriebes Grunddaten-Firmen
Adresse: Postleitzahl
Betriebe > Daten 1 > PLZ
aau_einbetr_ort Ort_Einstellungsbetrieb Ort des Betriebes Grunddaten-Firmen
Adresse: Ort
Betriebe > Daten 1 > Ort
aau_einbetr_str Str_Einstellungsbetrieb Straße des Betriebes Grunddaten-Firmen
Adresse: Straße
Betriebe > Daten 1 > Straße
aau_ausbetr_bez Bezeichnung_Ausbildungsbetrieb Name1 des Schüler/Ausbildungsbetriebes Schüler2: Ausbildungsbetrieb Schüler > Ausbildung > Betrieb
Betriebe > Daten 1 > Name 1
(siehe Punkt 4.1.3)
aau_ausbetr_staat Staat_Ausbildungsbetrieb Wenn nicht D: Ausland wie Staatsbürgerschaft in WinSCHOOL Bundesland EH Grunddaten-Firmen
Adresse:Staat
Betriebe > Daten 1 > Gemeinde
aau_ausbetr_land Land_Ausbildungsbetrieb Bundesland des Betriebes Grunddaten-Firmen
Adresse: BL
Betriebe > Daten 1 > Gemeinde
aau_ausbetr_plz PLZ_Ausbildungsbetrieb PLZ des Betriebes Grunddaten-Firmen
Adresse: Postleitzahl
Betriebe > Daten 1 > PLZ
aau_ausbetr_ort Ort_Ausbildungsbetrieb Ort des Betriebes Grunddaten-Firmen
Adresse: Ort
Betriebe > Daten 1 > Ort
aau_ausbetr_str Str_Ausbildungsbetrieb Straße des Betriebes Grunddaten-Firmen
Adresse: Straße
Betriebe > Daten 1 > Straße
Schüler löschen Schüler/Schülerdatensatz löschen Klassifizierung = "X" Schüler --> Merkmale --> Merkmal S10
--> Schüler in SaxSVS löschen
Schüler nicht exportieren keine Statistik Schüler --> Merkmale --> Merkmal S10
--> Schüler nicht nach SaxSVS-BBS übertragen

In Excel und Access können die Feldbezeichner beliebig gewählt werden. Sie müssen beim Import den Bezeichnern in SaxSVS zugeordnet werden.

3.2 Nutzung des Feldes "Klasse"

In den Schulen werden häufig, vor allem im BGY, die Schüler nicht in Klassen, sondern in Tutorengruppen oder nach anderen Zusammenstellungen gespeichert. Das hat zur Folge, dass teilweise im komm. Produkt mehr Klassen/Gruppen angelegt sind, als den Schulen durch den fiktiven Teiler (25) zusteht. Es gibt auch Schulen, die bei Gabelklassen 2 separate Klassen bilden und diese für den berufsübergreifenden Bereich zusammen beschulen. Diese Probleme können in der Schnittstelle zu SaXSVS bei WinSCHOOL und Magellan gelöst werden. Bei Schulen mit FuxMedia wurde dieses Problem bisher nicht angezeigt.

3.2.1 WinSCHOOL

Im Bereich Klassen gibt es in der Registerkarte „weitere“ das Feld „Amtliche Klassenbezeichnung“

Festlegung für die Schnittstelle: Wenn im Feld „Amtliche Klassenbezeichnung“ ein Text enthalten ist, wird dieser als Klasse ausgegeben, ansonsten wird der Text von „Kürzel“ als Klassenbezeichnung genommen.

3.2.2 Magellan

Im Bereich Klassen gibt es in der Registerkarte „Daten“ das Feld „Statistikkürzel“

Festlegung für die Schnittstelle: Ab sofort wird generell nicht mehr das Kürzel als Klassenbezeichner verwendet, sondern der Text in Statistikkürzel. Sollten Sie dieses Feld bisher nicht genutzt haben und es ist leer, muss vor dem nächsten Übertragen der Schülerdaten in SaxSVS-BBS in das Feld „Statistikkürzel“ die Klassenbezeichnung von „Kürzel“ übernommen werden.

3.2.3 Schrittfolge bei Nutzung

  1. Im komm. Produkt die erste Klasse bilden, wie sie auch in SaxSVS vorhanden ist. Klassenbezeichner müssen übereinstimmen
  2. Im komm. Produkt die zweite Klasse bilden und bei dieser bei der alternativen Klassenbezeichung die Bezeichnung der ersten Klasse eintragen. Die Bezeichung dieser Klasse darf nicht in SaxSVS vorkommen.
  3. Schüler exportieren und in SaxSVS-BBS einlesen.

--> Alle Schüler befinden sich jetzt im komm. Produkt in 2 verschiedenen Klassen/Tutorengruppen, aber in SaxSVS-BBS in einer Klasse. Damit ist es möglich, die Klassenzahl wie in den Vorschriften festgelegt zu bilden.

4 Datenimport nach SaxSVS

In SaxSVS-BBS werden grundsätzlich nur (!) Stammschüler gepflegt. Gastschüler dürfen nicht eingetragen werden. Deshalb sollten vor dem Export aus dem kommerziellen Produkt die Gastschüler so gekennzeichnet werden, dass sie nicht mit exportiert werden:

  • WinSCHOOL: über das Feld Statistik
  • Magellan: über das Feld Gastschüler oder das Merkmal S10 im Register Statistik

Achtung.png Wird ein Schüler importiert, der eine neue Ausbildung beginnt (2. Teil Stufenausbildung; duale Ausbildung nach BVJ; ...), muss er mit einer neuen Kennzeichnung (UUID bzw. GUID) importiert werden. Nur so ist gewährleistet, dass die Daten der ersten Ausbildung (die für die amtliche Schulstatistik Phönix benötigt werden) nicht überschrieben werden.

Programm notwendige Schritte im komm. Produkt Bemerkungen
WinSCHOOL Schülerduplikat anlegen
Magellan neue Ausbildung anlegen und diese als Standard definieren Vorbildung gibt es nur einmal bei beiden Ausbildungen, deshalb muss die Vorbildung in SaxSVS oder zwischen den beiden Übertragungen (Absolventen und aktueller Schüler) geändert werden
FuxSCHOOL Kopieren und Einfügen des Datensatzes Beim Einfügen die GUID ändern

4.1 Datenimport Schüler (xml-Datei bzw. sbbs-Datei)

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "komm. Produkt"

4.1.1 Datenübernahme aus WinSCHOOL

4.1.1.1 Voraussetzung für den Datenaustausch von WinSCHOOL zu SaxSVS

Aktion Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von WinSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht (ab Version 460) Betreuer von WinSCHOOL (Germina)
* importierte Jokermasken für Schülerdaten, die in Sachsen benötigt werden
--> "SAXSVS", "SAXSVS 2" und "SAXSVS 3"
Germina
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden erstmalig Germina / danach auch durch Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in WinSCHOOL
* Menü "System" / "Schuldaten"
--> bei Schulnummer muss der DISCH stehen
Germina / Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres
* Menü "System" / "Schuldaten"
--> bei Jahr muss das Schuljahr stehen, für das die Daten in SaxSVS-BBS importiert werden sollen
Germina / Support SaxSVS
* Verwendung der richtigen Schlüsselwerte
* beim Bundesland muss über eine Sammeländerung aus den Kürzeln des Landes der entsprechende Schlüsselwert eingetragen werden
(BSP.: SN -->14)
* alle Schüler mit dem Merkmal eines Bundeslandes auswählen und mit dem Menü "Bearbeiten" / "Serienänderung" die neuen Werte eintragen
Germina / Support SaxSVS

4.1.1.2 Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus WinSCHOOL

Achtung.png Eine ausführliche Beschreibung der Firma "IST" finden Sie hier: Anleitung Schnittstelle

Vor dem Export der Daten muss eine Plausiprüfung durchgeführt werden. Diese Prüfroutine muss für Schülerdaten und nochmals für die Betriebedaten durchgeführt werden.

Maske für die Plausibilitätsprüfung innerhalb von WinSCHOOL:

Export-plausi-maske-winschool.png

Bemerkungen:

  • grünes Fenster: Damit die Plausi ausgeführt werden kann, muss hier "Statistik-SaxSVS" aufgelistet sein und angeklickt werden
  • rotes Fenster: die hier aufgelisteten Fehler müssen abgearbeitet werden, damit ein Überspielen der Daten in SaxSVS möglich ist (Pflicht-Plausi, bei Status ein -!-)
  • blaues Fenster: diese Plausis können später abgearbeitet werden, es ist trotz Fehler ein Import möglich (Kann-Plausi, bei Status ein -K-)

Maske für den Import von Schlüsseln und Bildungsgängen und für den Export der Schülerdaten (in WinSCHOOL):

Export-import-maske-winschool.png

Bemerkungen:

  • gelber Bereich:
  • Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden. Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
  • Über "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" werden zusätzliche Hilfen erzeugt, damit die Prüfung der Daten bereits in WinSCHOOL erfolgen kann und nicht mehrmals der Einleseprozess in SaxSVS gestartet werden muss.
  • grüner Bereich (Export aktuelle Schüler):
  • Hiermit werden die Schüler des aktuellen Schuljahres exportiert. In dieser Datei sind Schüler der Regelklassen und Schüler, die das Merkmal "Klassifizierung = X (Schülerdatensatz in SaxSVS-BBS löschen)" haben. Nach dem Export sollte der gelöschte Schüler in WinSCHOOL außerdem das Merkmal "keine Statistik" erhalten, weil bei Folgeübertragungen der gelöschte Schüler ja nicht noch einmal gelöscht werden kann und damit eine Fehlermeldung erzeugt.
  • blauer Bereich (Export Absolventen - letztes Jahr):
  • Diese Auswahl erzeugt eine Datei mit den Schülern des vorhergehenden Schuljahres, die einen Abschluss eingetragen haben. Die betroffenen Schüler müssen bei Klassifizierung den Eintrag "AB" haben.
  • Exportiert werden müssen alle Schüler, die einen positiven Abschluss haben und für die amtliche Schulstatistik Phönix benötigt werden.
  • Die Schüler können in WinSCHOOL zwar den Haken bei Archiv haben, dürfen aber noch nicht archiviert werden. Das Archivieren darf erst nach (!) dem 2. Stichtag im November erfolgen.
  • roter Bereich (Import):
  • Bei der Weitergabe der Schüler (bspw. bei Fachklassen) werden die Schüler innerhalb von SaxSVS an die Folgeschule weitergegeben, danach aus SaxSVS-BBS exportiert und in WinSCHOOL importiert. Es werden alle Schülermerkmale außer dem Betrieb importiert (da dieser von den Schulen unterschiedlich eingegeben wurde und damit der Betrieb nach dem Import evtl. doppelt in WinSCHOOL wäre). Damit wird gewährleistet, dass jeder Schüler nur einmal in SaxSVS-BBS gespeichert ist.
Achtung.png damit die übertragenen Schüler besser gefunden werden, sollten vorher die Klassen der Importschüler in WinSCHOOL angelegt sein
  • Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.
  • Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus WinSCHOOL:

Aktion Bemerkungen
Pflege der Daten in WinSCHOOL
siehe auch Bemerkungen unter dieser Tabelle
Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Kontrolle der Daten auf Richtigkeit
--> Plausibilitätskontrolle
--> Menü "Extras" / "Statistikabfragen"
(wichtig: Schülerdaten und Betriebedaten plausibilisieren)
werden die angezeigten Fehler hierüber beseitigt, gibt es später weniger Probleme beim Einlesen in SaxSVS
(siehe Fenster oberhalb der Tabelle)
Exportieren der Schülerdaten
--> Menü "Extras" / im Bereich Im/Export bei "Weitere" "Sachsen SaxSVS-Schnittstelle" wählen
es wird die Maske für den Export geöffnet
(siehe Fenster oberhalb der Tabelle)
"Export" aktivieren (Checkbox), evtl. Pfad anpassen Tipp: zur besseren Unterstützung der Bedienung sollten "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" ausgewählt werden
es erfolgt eine Erfolgsmeldung über die Anzahl der exportierten Schüler Sollten in dem Fenster noch Fehlermeldungen erscheinen, ist mit Problemen der Daten beim Einlesen in SaxSVS zu rechnen

Bemerkungen:

  • Alle Daten müssen valide sein.
  • Sind in einer Klasse nur Schüler einer Schulart, wird diese Schulart am besten bei der Klasse hinterlegt. Sind in einer Klasse Schüler einer anderen Schulart integriert, muss diese bei dem Schüler hinterlegt werden.
Beispiel: In einer Klasse EQJ (Schulart BS/EQJ) werden gleichzeitig BvB-Schüler (Schulart BS/BvB) beschult. Bei der Klasse wird die Schulart BS/EQJ hinterlegt, bei den integrierten BvB-Schülern die Schulart BS/BvB. Nur so werden die Schüler nicht als Fehler abgewiesen, weil beim Einleseprozess immer Schulart und Bildungsgang auf Validität geprüft werden.

4.1.1.3 Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion Bemerkungen
Starten von SaxSVS
  • Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"

Schueler-import-datei-sbbs.png
Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.
Schueler-import-datei2-sbbs.png

  • Auswahl der richtigen Datei
  • Hochladen
    --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in WinSCHOOL abgearbeitet werden muss
Schueler-einlesen-datei1-fehler-sbbs.png
--> die meisten dieser Fehler werden auch in der Plausiprüfung in WinSCHOOL angezeigt
  • nur valide Daten können importiert werden
    Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"

War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Schueler-einlesen-datei-sbbs.png

Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen
Schueler-einlesen-klassen-sbbs.png
  • Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden
    --> Klassenbezeichnung in WinSCHOOL oder SaxSVS anpassen
  • Klassen können auch schrittweise eingelesen werden.
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben Schueler-einlesen-protokoll-erfolgreich-sbbs.png
  • Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen
  • Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft
  • Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten
--> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden
  • Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

  • Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
  • Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
  • Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

4.1.2 Datenübernahme aus FuxSCHOOL

4.1.2.1 Voraussetzung für den Datenaustausch von FuxSCHOOL zu SaxSVS

Aktion Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von FuxSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht Betreuer von FuxSCHOOL
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden erstmalig FuxMedia / danach auch durch Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in FuxSCHOOL
* Menü Grunddaten/Einrichtung
--> bei Nummer muss der DISCH stehen
FuxSCHOOL / Support SaxSVS

4.1.2.2 Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus FuxSchool

Bemerkungen:

  • Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.
  • Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

Schrittfolge für den Export:

  • Menü Dateien/Datenabgleich/Schnittstelle SaxSVS-BBS aufrufen
  • falls gewünscht Datensicherung durchführen

Export-fuxschool-daten-auswahl.png

  • Export zu SaxSVS-BBS auswählen

Export-import-maske-fuxmedia.png

  • grüner Rahmen
  • Schuljahr für den Export einstellen
  • gelber Rahmen
  • Standardeinstellung für den Export
  • blauer Rahmen
  • hier sollte der letzte Schultag des Vorjahres stehen, falls die Absolventen des vorhergehenden Schuljahres übertragen werden sollen
  • dafür muss außerdem das vorhergehende Schuljahr im grünen Bereich ausgewählt werden.
  • roter Rahmen:
  • dieser Bereich ist mit Vorsicht zu nutzen. Es dürfen keine Schüler in SaxSVS gelöscht werden, die auch nur einen Tag an der Schule waren und die Anmeldekarte der vorhergehenden Schule wieder zurückbekommen haben.
  • brauner Rahmen:
  • Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden.
  • Die heruntergeladenen Dateien für Schlüssel (2) und Bildungsgänge (1) können über diese Maske in FuxSchool eingelesen werden.
  • Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
  • Außerdem kann über (3) geprüft werden, ob die Exportdatei valide ist und in SaxSVS genutzt werden kann (wird sehr selten benötigt)
  • "Export" starten
  • Speicherort festlegen, der Dateinamen kann so bleiben
--> es erscheint eine Erfolgsmeldung über den Export
  • Das Fenster "Export für SaxSVS..." kann nun geschlossen werden.

4.1.2.3 Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion Bemerkungen
Starten von SaxSVS
  • Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"

Schueler-import-datei-sbbs.png
Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.
Schueler-import-datei2-sbbs.png

  • Auswahl der richtigen Datei
  • Hochladen
    --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in FuxSCHOOL abgearbeitet werden muss
Schueler-einlesen-datei1-fehler-sbbs.png
  • nur valide Daten können importiert werden
    Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"

War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Schueler-einlesen-datei-sbbs.png

Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen
Schueler-einlesen-klassen-sbbs.png
  • Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden
    --> Klassenbezeichnung in FuxSCHOOL oder SaxSVS anpassen
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben Schueler-einlesen-protokoll-erfolgreich-sbbs.png
  • Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen
  • Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft
  • Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten
--> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden
  • Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

  • Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
  • Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
  • Soll eine falsch hochgeladene Datei wieder gelöscht werden, muss unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei (ohne Auswahl von Klassen) beim Einlesen gelöscht werden soll (Ausnahmefall).

4.1.3 Datenübernahme aus Magellan

Achtung.png Eine ausführliche Beschreibung für die Datenpflege in Magellan finden Sie in der Dokumentation des Produktes:

https://doc.ls.stueber.de/sachsen/sachsen/

Ergänzende Hinweise:

  • Betriebedaten:
  • der Ausbildungsbetrieb in Magellan wird beim Import in SaxSVS als Einstellungsbetrieb hinterlegt
  • der Praxisbetrieb in Magellan wird beim Import in SaxSVS als Ausbildungsbetrieb hinterlegt
  • ist in Magellan nur einer der beiden Betriebe gepflegt, wird er in der Schnittstellendatei bei beiden Betrieben eingetragen

4.1.3.1 Voraussetzung für den Datenaustausch von Magellan zu SaxSVS

Aktion Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von Magellan, die den Datenexport ermöglicht Betreuer von Magellan
* Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden Betreuer von Magellan / Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in Magellan
(Navigation "Mandanten" / "Schulnummer" im Register Daten 1)
Betreuer von Magellan / Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres Betreuer von Magellan / Support SaxSVS
* alle erforderlichen Schlüssel --> siehe "Häufig gestellte Fragen" Betreuer von Magellan / Support SaxSVS

4.1.3.2 Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus Magellan

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus Magellan:

Aktion Bemerkungen
Pflege der Daten in Magellan
siehe auch Bemerkungen unter dieser Tabelle
Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Exportieren der Schülerdaten
--> Reiter "Extras"
--> Menü "Exporte"
--> "Export"
Export-magellan-leer.png
es wird die Maske für den Export geöffnet
Export-magellan-daten.png Auswählen von:
  • Schnittstelle: SAXSVS
  • Exportdatei: SAX-SVS (BBS) (blauer Bereich)
  • exportiert die aktiven Schüler des aktuellen Schuljahres
  • Exportdatei: SAX-SVS Abschlüsse/Abgänger (BBS) (roter Bereich)
  • exportiert die Schüler des vorhergehenden Schuljahres
  • es werden alle eingeschulten und ausgeschulten Schüler exportiert
  • damit ist es möglich, bei bereits ausgeschulten Schülern noch die Abschlüsse ins Aufsichtsmodul für Phönix zu übertragen
  • sollen diese Schüler nicht mit übertragen werden, muss das Merkmal S10 (kein Export) im Register Merkmale gepflegt werden


danach mit "weiter" zum nächsten Schritt wechseln

Export-magellan-speicherort.png
  • Stichtag auswählen --> heute
  • Exportordner: Speicherort auswählen


danach mit "weiter" zum nächsten Schritt wechseln

Export-magellan-fertig.png

Vorgang mit "Fertigstellen" beenden



sollten in der Exportdatei Fehler sein, werden diese im Textfenster angezeigt

Bemerkungen:

  • Alle Daten müssen valide sein.
  • Alle Daten bzgl. Schulart, Zeitform usw. werden beim Schüler gepflegt, da unterschiedliche Bildungsgänge in einer Klasse beschult werden.
  • Es dürfen nur Stammschüler exportiert werden, Gastschüler werden in SaxSVS-BBS nicht gepflegt.

4.1.3.3 Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Aktion Bemerkungen
Starten von SaxSVS
  • Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"

Schueler-import-datei-sbbs.png
Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.
Schueler-import-datei2-sbbs.png

  • Auswahl der richtigen Datei
    * Hochladen
    --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in Magellan abgearbeitet werden muss
Schueler-einlesen-datei1-fehler-sbbs.png
  • nur valide Daten können importiert werden
    Bei Fehlern kann ein Fehlerprotokoll aufgerufen werden, außerdem wird eine Telefonnummer angezeigt. Bitte rufen Sie an, wenn Sie das Fehlerprotokoll nicht deuten können.
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"

War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Schueler-einlesen-datei-sbbs.png

Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen
Schueler-einlesen-klassen-sbbs.png
  • Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden
    --> Klassenbezeichnung in Magellan oder SaxSVS anpassen
  • Sollen die Klassen schrittweise eingelesen werden, kann unter der Tabelle der Haken entfernt werden (siehe Bemerkungen).
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben Schueler-einlesen-protokoll-erfolgreich-sbbs.png
  • Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen
  • Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft
  • Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten
--> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden
  • Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

  • Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
  • Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
  • Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

4.2 Import über xls-Datei und csv-Datei

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)"

4.2.1 Excel-Import

4.2.1.1 Voraussetzung für den Datenaustausch von Excel zu SaxSVS

Es können nur Daten in SaxSVS importiert werden, die valid sind und die bei geschlüsselten Inhalten den exakt richtigen Wortlaut haben. Für den genauen Wortlaut sollte entweder die Schlüsseldatei exportiert werden oder ein Testschüler (Jokerschüler) in SaxSVS angelegt werden, bei dem Testeinträge vorgenommen werden können. Die Vorgaben (Schlüssel und Bildungsgänge) werden jede Nacht neu erstellt und über das Netz zur Verfügung gestellt.

Bemerkungen:

  • Die Datei muss die Erweiterung .xls haben.
  • In der ersten Zeile sollte ein Spaltenkopf stehen, ab der 2. Zeile die Schülerdaten.

Es dürfen nur Stammschüler in SaxSVS-BBS gepflegt und importiert werden, Gastschüler werden nicht (!) in SaxSVS-BBS gepflegt.

4.2.1.2 Schritt 1 - valide Eingabe der Pflichtdaten und sonstigen Daten

Im Gegensatz zu den kommerziellen Produkten, wo Schlüsselwerte und Bildungsgänge als Auswahlliste hinterlegt sind und demzufolge nicht falsch geschrieben werden können, muss bei Excel und Access auf die genaue Schreibweise geachtet werden. Auch Leerzeichen hinter einer Eingabe führen zum Ablehnen des Datensatzes.

Es müssen mindestens alle Pflichtfelder eingetragen werden, damit der Schüler in SaxSVS einer konkreten Klasse zugeordnet werden kann. Für die Planung des Bedarfs sind die Angaben bzgl. Inklusion und Migration erforderlich.

Alle anderen Datenfelder können ebenfalls in Excel (Access) befüllt und übertragen werden, genauso ist aber auch eine Ergänzung der eingelesenen Werte in SaxSVS möglich. In SaxSVS ist wieder der Vorteil, dass alle Werte als Listenauswahl zur Verfügung stehen und deshalb die Fehlerquote sehr gering ist.

4.2.1.3 Schritt 2 - Importieren der Daten in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion Bemerkungen
Starten von SaxSVS
  • Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)"

Schueler-import-datei-xls.png
Die Datei muss die Erweiterung .xls haben.
Schueler-import-datei2-xls.png

  • Auswahl der richtigen Datei
  • Hochladen
    --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"

War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden
Schueler-einlesen-datei-sbbs.png

Auswahl und Zuordnung der Felder

Schueler-einlesen-felder-xls.png

  • alle Felder zuordnen, bei denen der Inhalt eingelesen werden soll
  • oben rechts auf die Diskette klicken zum Speichern der Zuordnung
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen
Schueler-einlesen-klassen-sbbs.png
  • Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden
    --> Klassenbezeichnung in OFFICE oder SaxSVS anpassen
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben Schueler-einlesen-protokoll-erfolgreich-sbbs.png
  • Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen
  • Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft
  • Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten
--> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden
  • Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

  • Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
  • Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
  • Bei Excel-Import werden nur die Felder eingelesen, die zugeordnet wurden.

4.2.2 csv-Import

Der csv-Import läuft analog dem Excel-Import ab. Wichtig dabei ist der richtige Zeichensatz beim Speichern der csv-Datei. Als Dateityp funktioniert "CSV (Trennzeichen-getrennt)".

4.3 Datenimport Lehrer

Der Import von Lehrerdaten ist derzeit nicht vorgesehen.

5 Datenexport aus SaxSVS

5.1 Datenexport Schüler

5.1.1 xls-Export (bspw. für Excel)

  • Der Grundaufbau der Exportdateien ist analog zu den Importdateien.
  • Beim Export werden zusätzliche Spalten ausgegeben, die beim Import nicht benötigt werden.
  • Beispiele:
  • der Landkreis:
  • wird beim Export mit ausgegeben
  • beim beim Import über den Ort programmtechnisch ermittekt und eingetragen
  • der Ausbildungsbeginn:
  • wird beim Export mit ausgegeben, damit das Datum beim Zeugnisdruck verwendet werden kann
  • Über den Export und eingestellte Filter in Excel können die Daten der amtlichen Schulstatistik ermittelt werden, solange diese Aktion noch nicht über SaxSVS-BBS gewährleistet werden kann.

5.1.2 xml-Export

Der xml-Export wird benötigt, wenn Schulen die Schüler aufgrund der Fachklassenliste übergeben bekommen. Die übergebenen Schüler müssen in SaxSVS von den Jokerklassen (#Aufn bzw. #FKl) in Regelklassen versetzt werden, da nur Schüler von Regelklassen exportiert werden. Die exportierte Datei muss dann in das komm. Produkt eingelesen werden. Nur so ist gewährleistet, dass jeder Schüler innerhalb der BBS nur einmal in der zentralen Datenbank gespeichert ist.

5.1.2.1 Import in WinSCHOOL

  • Die Importmaske ist genau die selbe wie die Exportmaske.
  • Vor dem Importieren müssen die Klassen der Importschüler in WinSCHOOL angelegt sein, weil Schüler ohne Klasse schwer gefunden werden.
  • Nach dem Importieren müssen die Schülerdaten angepasst bzw. vervollständigt werden.

5.1.2.2 Import in Magellan

  • In Magellan gibt es eine eigenständige Maske für den Import (ansonsten ist die Schrittfolge analog Export):
  • Menü Extras
  • Bereich Importe
  • Import

Import-magellan-daten.png

5.1.2.3 Import in FuxSCHOOL

Schrittfolge für den Import:

  • Menü Dateien/Datenabgleich/Schnittstelle SaxSVS-BBS aufrufen
  • falls gewünscht Datensicherung durchführen

Export-fuxschool-daten-auswahl.png

  • Import von SaxSVS-BBS auswählen

Import-fuxschool-daten.png

  1. Datei mit den zu importierenden Schülern laden
  2. Schüler auswählen, entweder über Sammelauswahl (2) oder einzeln (3)
  3. Schülerdaten einlesen

5.2 Datenexport Lehrer

Der Datenaustausch der Lehrerdaten im xml-Format für kommerzielle Anbieter ist nicht vorgesehen. Einige Lehrerdaten können nach Excel exportiert und weiter verarbeitet werden.