Schuljahreswechsel

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1 Ziel und Bestandteile des Schuljahreswechsels

1.1 Ziel

Der Schuljahreswechsel dient dem Fortschreiben der Klassen und Schülerzahlen im Folgeschuljahr. Mit diesem Menüpunkt können einzelne Bereiche der Klassenbildung verändert werden. Damit wird die Arbeit durch die Schulen erleichtert.

1.2 Bestandteile des Schuljahreswechsels

Der Schuljahreswechsel besteht:

  • aus der Übernahme der Klassen in das Folgeschuljahr und die Neubildung von Klassen im zukünftigen 1. Ausbildungsjahr
  • die Übernahme der Schüler in die Klassen des Folgeschuljahres.

Die Masken für die Anpassung der Klassenbildungsmasken (Schulahreswechsel) sind immer ab dem 15.01. für das Folgeschuljahr verfügbar.

2 Zeitlicher Ablauf und Schrittfolge

Der Übergang und damit die Planung für das Folgeschuljahr findet zu folgenden Zeitpunkten statt:

Termin Programmaufruf Reaktionen im Programm/Bemerkungen
01. bis 14. Januar Klassenbildungsmaske des Folgeschuljahres wird mit Standardwerten gefüllt
ab 15. Januar >Extras
>Schuljahreswechsel
>Einstellungen in der Klassenbildungsmaske
Anpassung der Klassenbildungsmaske
1. Stichtag evtl. Anpassung der Klassenbildungen
nach der Kontrollphase
des 1. Stichtags
>Extras
>Schuljahreswechsel
>Versetzung von Schülern
klassenweise Umsetzung der Schüler
(funktioniert überall dort, wo sich der Bildungsgang (Kennziffer) nicht ändert)
in Vorbereitung
des 2. Stichtags
Anpassung der Schülerdaten
(zum 2. Stichtag werden die Schülerdaten als Grundlage für Planung genutzt)

3 Übernahme der Klassenbildungsmaske in das Folgeschuljahr

3.1 Aufruf des Menüpunktes

Die Anpassung in der Klassenbildungsmaske kann über den Menüpunkt Extras/Schuljahreswechsel/Einstellungen in der Klassenbildungsmaske aufgerufen. Bemerkungen:

  • dieser Menüpunkt ist ab 16.01. eines Jahres für das Folgeschuljahr verfügbar
  • mit Bedienung des Menüpunktes können bisherige Planungen auch wieder zurückgesetzt werden

Achtung.png Bitte überlegen Sie genau, wann Sie diesen Menüpunkt einsetzen!

3.2 Programmtechnische Eintragungen in der Klassenbildungsmaske im Folgeschuljahr

In Vorbereitung des Planungsansatzes (1. Stichtag) für das folgende Schuljahr wird durch das Programm bis zum 15.01. eine Klassenbildungsmaske generiert.

Klassen-summe-vorjahr-folgejahr.png

Bemerkungen:

  • Datengrundlage für die erzeugte Tabelle im Folgeschuljahr sind die Daten des 2. Stichtages das aktuellen Schuljahres
  • angelegte Klassen einschließlich integrierter Bildungsgänge werden in das Folgeschuljahr übernommen (roter Pfeil)
  • gibt es für einen Bildungsgang kein Folgeschuljahr, werden die Daten nicht eingetragen (roter gestrichelter Pfeil)
  • Schulpflichterfüller und Klassen der Schulart BS/VKA werden nicht übernommen
  • für das neue erste Ausbildungsjahr werden die Daten aus dem bisherigen Ausbildungsjahr übernommen

3.3 Bildschirmaufbau

Achtung.png Bitte überlegen Sie genau, wann Sie diesen Menüpunkt einsetzen! Mit diesem Menüpunkt können bisherige Planungen auch wieder (teilweise ungewollt) zurückgesetzt werden. Nehmen Sie bitte möglichst keine Änderungen über diesen Menüpunkt vor, wenn Sie bereits Schüler zugewiesen haben.

Klassen-sjwechsel.png

Das Anklicken einer Schaltfläche löst die entsprechende Aktion aus.

Erläuterungen:

Nr. Vorgang Ergebnis
1 Löschen aller Inhalte der Klassenbildungsmaske Klassenbildungsmaske ist komplett leer und kann neu angelegt werden
2 Löschen von Ausbildungsjahren hiermit können Ausbildungsjahre komplett gelöscht werden
(Beispiel: wenn viele integrierte Bildungsgänge vom 1. ins 2. Ausbildungsjahr übernommen wurden und die Neueingabe
zeitlich günstiger wäre als Änderungen durch Löschen der integrierten Bildungsgänge)
3 schulartweises Löschen wenn sich in einer Schulart große Änderungen ergeben, können die Zeilen einer Schulart geleert und neu eingetragen werden
4 Neubelegung diese Schaltfläche stellt wieder den Zustand her, der programmtechnisch Anfang Januar erzeugt wurde

4 Übernahme der Schüler in das Folgeschuljahr

Dieser Menüpunkt wird nur von Schulen benötigt, die kein komm. Produkt haben. Damit müssen Schüler, die im Folgejahr wieder diese Klasse besuchen (gleiche Ausbildung, aber anderes Ausbildungsjahr) am Ende des Schuljahres in das Folgejahr übernommen werden. Aber auch die Schulen mit einem komm. Produkt können damit zum 1. STT eine Hochrechnung der Schülerzahlen bekommen.

Die Schüler müssen am Ende eines Schuljahres in das nächste Schuljahr übernommen werden, falls die Ausbildung noch nicht zu Ende ist. Dazu gibt es 2 Möglichkeiten:

  • klassenweise Versetzung
  • Schüler werden komplett in das Folgejahr in die gleiche Klasse versetzt
  • Versetzung einer Teilmenge der Klasse in die Folgeklasse
  • Klassen werden durch Fachklassenbildung oder gemeinsame Beschulung im 1. Ausbildungsjahr für die weitere Ausbildung neu zusammengesetzt.

4.1 Klassenweise Versetzung

Menüpunkt: Extras/Schuljahreswechsel/Versetzung von Schülern

Schueler-uebergang-klassenweise.png

Nr. Feldbezeichner Aktion
1 Schuljahr, welches in der Anwendung eingestellt ist hier sollte zur Ausführung das aktuelle Schuljahr stehen
2 Folgeschuljahr des eingestellten Jahres
3 Schülerzahlen, bezogen auf Klasse und Bildungsgang es sind alle Klassen und Ausbildungen mit Schülerzahlen des laufenden Schuljahres aufgelistet
4 eingestellte Klasse, wohin die Schüler versetzt werden
5 Auswahl der Klassen, wohin die Schüler versetzt werden können es sind alle Klassen in der Liste, die den Bildungsgang der Schüler enthalten wie in der bisherigen Klasse
6 Übernahme der Schüler in das Folgejahr mit der Schülerübernahme wird eine neue Laufbahnzeile mit dem Folgeschuljahr angelegt

Bemerkungen:

  • dieser Schritt kann nur einmal durchgeführt werden
  • es werden nur die Schüler versetzt, die noch keine Laufbahnzeile in einer Regelklasse im Folgejahr haben
  • es werden nur Schüler versetzt, die zum Zeitpunkt der Ausführung in der aktuellen Klasse eine gültige Zeitscheibe haben (also die Laufbahnzeitscheibe noch nicht beendet ist)

4.2 Versetzung einzelner Schüler (Teilmenge) in die Folgeklasse

Sollen die Schüler im Folgejahr nicht klassenweise versetzt werden, sondern in verschiedene Klassen aufgeteilt werden, muss diese Option gewählt werden. Hierüber kann für jeden Schülerdatensatz (bzw. eine Schülergruppe) festgelegt werden, wo er im Folgejahr einsortiert werden soll.

Menüpunkt: Schüler/Schülerdaten Sammeländerung

Schueler-uebergang-sammelaenderung.png


Nr. Feldbezeichner Aktion
1 Auswahl der Klasse im aktuellen Schuljahr
2 Auswahl der Schüler, die in das Folgeschuljahr versetzt werden sollen
3 Auswahl der eigenen Schule wenn die Schüler wegen Fachklassenbildung oder Umzug an eine andere Schule übergeben werden, muss hier die entsprechende Schule ausgewählt werden
4 Klasse auswählen bei anderen Schulen würde hier nur die Jokerklasse #FKl auswählbar sein
5 Bildungsgang innerhalb der Klasse auswählen der Bildungsgang muss vorher in der Klassenbildung angelegt sein
6 Status eintragen wenn Auszubildende und Umschüler in einer Klasse sind, muss die Versetzung zweimal ausgeführt werden
7 Abschlussdatum da über diese Aktion auch Wiederholer gepflegt werden können, muss hier das richtige Datum eingetragen werden
8 Aktionsfeld für das Ausführen dieser Haken wird programmtechnisch gesetzt, wenn alle erforderlichen Felder durch den Nutzer belegt wurden

Bemerkungen:

  • die Aktion (Versetzung) wird durch das Speichern ausgelöst
  • diese Aktion ist nicht rückwirkend möglich, deshalb muss die Versetzung am Ende des Schuljahres stattfinden (und nicht erst zu Beginn des neuen Schuljahres)
  • die Versetzung über Sammeländerung kann mehrmals ausgeführt werden