Datenaustausch: Unterschied zwischen den Versionen

Aus SAXSVS BBS
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* Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden <br>--> Klassenbezeichnung in FuxSCHOOL oder SaxSVS anpassen
* Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden <br>--> Klassenbezeichnung in FuxSCHOOL oder SaxSVS anpassen
* Sollen die Klassen schrittweise eingelesen werden, kann unter der Tabelle der Haken entfernt werden (siehe Bemerkungen).
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* Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
* Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
* Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
* Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
* Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.
* Soll eine falsch hochgeladene Datei wieder gelöscht werden, muss unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei (ohne Auswahl von Klassen) beim Einlesen gelöscht werden soll (Ausnahmefall).


===Datenübernahme aus Magellan===
===Datenübernahme aus Magellan===

Version vom 17. Mai 2018, 05:08 Uhr

Allgemeine Bemerkungen

Die meisten Schulen arbeiten mit einem kommerziellen Produkt. Damit keine doppelte Eingabe der Schülerdaten erfolgen muss, gibt es eine definierte Schnittstelle zwischen SaxSVS-BBS und dem kommerziellen Produkt. Die Schulen, die bisher eine OFFICE-Anwendung genutzt haben, können diese Schnittstelle auch nutzen. Dabei ist es allerdings erforderlich, alle Inhalte der Datenfelder nach vorgegebenen Schlüsseln zu verarbeiten.

Diese Schlüsseldateien werden den kommerziellen Anbietern und Schulen zur Verfügung gestellt.

Wichtige Regeln für den Datenaustausch

  • Die Klassenbezeichnungen müssen in SaxSVS-BBS und dem komm. Produkt übereinstimmen.
  • Angezeigte Importfehler sollten immer im kommerziellen Produkt beseitigt werden, damit sie beim nächsten Import nicht erneut vorhanden sind.
  • Während des Imports/Exports darf die Datenverbindung nicht unterbrochen werden.
  • Datenimport
  • kommerzielle Anbieter: alle Daten in SaxSVS-BBS werden überschrieben, in SaxSVS-BBS (und damit nicht im komm. Produkt) eingetragene Daten müssten erneut eingegeben werden
  • OFFICE-Schulen: Daten, die von der Art zusammengehören, werden komplett überschrieben. Damit wird sichergestellt, dass die vorhandenen Daten zusammenpassen. Wird ein Komplex komplett nicht übertragen, bleiben die eingetragenen Daten in SaxSVS-BBS erhalten.

Feldbezeichnungen für Dateneingabe

Folgende Übersicht wird je nach Entwicklungsstand der Schnittstelle durch die komm. Anbieter ergänzt.

Kürzel (in Datenbank) Schülerdaten in SaxSVS Schülerdaten in WinSCHOOL Schülerdaten in fuxSCHOOL
Maske:<Feld>
Schülerdaten in Magellan
Registerkarte Name
an_vname Vorname Vorname Schüler:Vorname Schüler --> Daten 1 --> Vorname
an_name Name Name Schüler:Name Schüler --> Daten 1 --> Nachname
an_gebname Geburtsname Geburtsname Schüler:Geb.-name Schüler --> Daten 1 --> Geburtsname
an_gebdat Geburtsdatum Geburtsdatum Schüler:Geb-dat Schüler --> Daten 1 --> Geburtsdatum
an_gebort Geburtsort Geburtsort Schüler2:Geb-ort Schüler --> Daten 1 --> Geburtsort
an_geschlecht Geschlecht Geschlecht Schüler:"m" voreingestellt, sonst Mädchen Schüler --> Daten 1 --> Geschlecht
an_abw_grund Abwesenheitsgrund Schüler:abw. Grund
an_abw_dat Abwesenheitsgrund_seit Schüler:abw. seit
an_migr_grund Migrationshintergrund Jokerdaten/SAXSVS Migrationshintergrund Migranten:Migrantenstatus Schüler --> Daten 2 --> NdH
an_migr_dat besondere Bildungsberatung am Jokerdaten/SAXSVS Bildungsberatung muss gefüllt sein, damit DaZ-3 ausgegeben werden kann Migranten:Bildungsberatung am Schüler --> Daten 2 --> in Deutschland seit
an_migr_daz3 Teilnahme an DAZ-3 Jokerdaten/SAXSVS Teilnahme an DAZ-3 Migranten:Teilnahme an DaZ-3 Schüler --> Daten 4 --> Maßnahme/Bedarf
an_staat Staat Schüler2:Staat
an_land Bundesland Bundesland Schüler2:BL
an_plz PLZ PLZ Schüler:Plz
an_ort Ort Ort Schüler:Wohnort
an_ortsteil Ortsteil Ortsteil Schüler:Ortsteil
an_strasse Straße Straße Schüler:Straße
an_staatsang_01 Staatsangehörigkeit Staatsangehörigkeit Schüler2:St.ang
an_staatsang_02 2. Staatsangehörigkeit 2. Staatsangehörigkeit Schüler2:St.ang
Registerkarte Sorgeberechtigte
as_berechtigt personensorgeberechtigt Wenn erziehungsberechtigt oder sorgeberechtigt = "Ja" Sorgeberechtigter1-3:sorgeberechtigt
as_beziehung Beziehung Art des Ansprechpartners* Sorgeberechtigter:Beziehung
as_einrichtung Einrichtung Sorgeberechtigter:Einrichtung
as_anrede Anrede wird automatisch generiert Sorgeberechtigter:Anrede
as_vname Vorname Vorname SorgeberechtigterVorname
as_name Name Name Sorgeberechtigter:Name
as_staat Staat Staatsangehörigkeit Sorgeberechtigter:Staat
as_land Bundesland Sorgeberechtigter:BL
as_plz PLZ PLZ Sorgeberechtigter:PLZ
as_ort Ort Ort Sorgeberechtigter:Wohnort
as_ortsteil Ortsteil Sorgeberechtigter:Ortsteil
as_strasse Straße Straße Sorgeberechtigter:Straße
Registerkarte Laufbahn
al_kennziffer Kennziffer Bildungsgang Beruf:Bildungsgang Schüler --> Ausbildung --> Bildungsgang
al_schulart Schulart Schüler/aktuelle Schulart oder Klasse/Schulart Beruf:Schulart Klassen --> Daten --> Schulform
al_status Status Schüler/Beruf/Status: wenn nicht gefüllt: Schüler Beruf:Status Schüler --> Statistik --> Merkmal S1
al_zeitform Zeitform Klasse/Unterrichtsform: nur „V“ oder andere als „T“ Beruf:Org.-form Klassen --> Daten --> Organisation
al_abschl_dat voraussichtlicher Abschluss am Ausbildung bis Abgang, Schulabschluss: Abgang am Schüler --> Zugang/Abgang --> Voraus. Ende
al_laufb_sj Schuljahr (Laufbahn) generiert lt. Datei
al_laufb_von von erster Schultag (generiert)
al_laufb_bis bis letzter Schultag (generiert)
al_laufb_kl Klasse Klasse Schüler:Klasse Schüler --> Auswahl --> Klasse
al_laufb_bem Bemerkung
al_laufb_neuanf Neuanfänger in dieser Ausbildung Schuljahr beginnt mit 1 Beruf:Neuanfänger
al_laufb_bgut Bildungsgutschein Beruf:Bildungsgutschein
al_fremd_sj Schuljahr (FS) generiert lt. Datei
al_fremd_fs1 1. Fremdsprache Position 1 Fremdsprache aus Schüler/weitere Schuldaten/Fremdsprachen Fächerwahl:Fremdspr. 1
al_fremd_fs2 2. Fremdsprache Position 2 Fremdsprache Fächerwahl:Fremdspr. 2
al_fremd_fs3 3. Fremdsprache Position 3 Fremdsprache Fächerwahl:Fremdspr. 3
al_ausgen Beschulung mit Ausnahmegenehmigung (nur BS) Beruf:Beschulung mit Ausnahmegenehmigung
al_mfoerdersw Schüler in besonderen Klassen mit Förderschwerpunkt Beruf:Förderschwerpunkt der Klasse (BvB etc.)
Registerkarte Förderung
af_schwaeche_01 Teilleistungsschwächen Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 1 Förderung:TLS 1
af_schwaeche_dat_01 Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche) Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS1 am Förderung:TLS 1. Datum
af_schwaeche_02 Teilleistungsschwächen Jokerdaten/SAXSVS Teilleistungsschwäche 2 Förderung:TLS 2
af_schwaeche_dat_02 Datum Bescheid (Teilleistungsschwäche) Jokerdaten/SAXSVS Bescheid TLS2 am Förderung:TLS 2. Datum
af_behart Behinderungsart Schüler/Art der Behinderung Förderung:Behinderungsart
af_int Integrationsform Jokerdaten/SAXSVS 2 Integrationsform – alle folgenden Förderfelder werden nur ausgegeben, wenn die Integrationsform gefüllt ist Förderung:Form Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Maßnahme/Bedarf
af_int_von Int_von Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration von Förderung:von Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Von
af_int_bis Int_bis Jokerdaten/SAXSVS 2 Integration bis Förderung:bis Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Bis
af_int_rs_std Stunden Regelschule Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule Förderung:Stunden RS Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Stunden (Regelschule)
af_int_fs_std Stunden Förderschule Jokerdaten/SAXSVS 2 Stunden Regelschule Förderung:Stunden FS Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Stunden (Förderschule)
af_int_foerdersw Hauptförderschwerpunkt Jokerdaten/SAXSVS 2 Hauptförderschwerpunkt Förderung:Schwerpunkt Schüler --> Daten 4 --> Förderungen --> Förderschwerpunkt 1
af_int_zlk zusätzliche Lehrkraft Jokerdaten/SAXSVS 2 Zusätzliche Lehrkraft
af_int_raum räumliche Abforderung Jokerdaten/SAXSVS 2 Räumliche Abforderung Förderung:Hinweise
Registerkarte Vorbildung/Abschluss
av_abs_schart Schulart der allgemeinbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde Vorbildung:
Vorbildung allgemeinbildend, an Schulart
av_abs_zeugnis Zeugnisart_ABS_Vorbildung Vorbildung:
Vorbildung allgemeinbildend, Abschluss
av_bbs_schart Schulart der berufsbildenden Schule, wo höchster Abschluss erworben wurde Vorbildung:
Vorbildung berufsbildend, an Schulart
av_bbs_zeugnis Zeugnisart_BBS_Vorbildung Vorbildung:
Vorbildung berufsbildend, Abschluss
aab_ende_absch_art Abschlussart_Ausbildung_Beendigung Abgang_Schulabschluss:Schulabschluss
aab_ende_absch_art_dat Ausstellungsdatum Abgang_Schulabschluss:Abgang am
aab_ende_absch_art_zusatz zusätzlicher Schulabschluss erworben/zuerkannt Abgang_Schulabschluss:Schulabschluss zusätzlich zuerkannt
aab_ende_abbruch Art der Beendigung (Abbruch) Abgang_Schulabschluss:Grund bei Abbruch
aab_ende_abbruch_dat Datum (Abbruch) Abgang_Schulabschluss:Abgang am
aab_ende_bsz_neu Schule im gewählten Ort (bei Schulwechsel) Abgang_Schulabschluss:aufnehm. Schule
(einzugeben bei Grunddaten -> Schulen)
Registerkarte Ausbildung
aau_einbetr_bez Bezeichnung_Einstellungsbetrieb Schüler2:Einstellungsbetrieb
aau_einbetr_staat Staat_Einstellungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:Staat
aau_einbetr_land Land_Einstellungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:BL
aau_einbetr_plz PLZ_Einstellungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:Postleitzahl
aau_einbetr_ort Ort_Einstellungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:Ort
aau_einbetr_str Str_Einstellungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:Straße
aau_ausbetr_bez Bezeichnung_Ausbildungsbetrieb Schüler2:Ausbildungsbetrieb
aau_ausbetr_staat Staat_Ausbildungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:Staat
aau_ausbetr_land Land_Ausbildungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:BL
aau_ausbetr_plz PLZ_Ausbildungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:Postleitzahl
aau_ausbetr_ort Ort_Ausbildungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:Ort
aau_ausbetr_str Str_Ausbildungsbetrieb Grunddaten-Firmen
Adresse:Straße

In Excel und Access können die Feldbezeichner beliebig gewählt werden. Sie müssen beim Import den Bezeichnern in SaxSVS zugeordnet werden.

Datenimport

Datenimport Schüler (xml-Datei bzw. sbbs-Datei)

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "komm. Produkt"

Datenübernahme aus WinSCHOOL

Voraussetzung für den Datenaustausch von WinSCHOOL zu SaxSVS

Aktion Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von WinSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht (ab Version 460) Betreuer von WinSCHOOL (Germina)
* importierte Jokermasken für Schülerdaten, die in Sachsen benötigt werden
--> "SAXSVS" und "SAXSVS 2"
Germina
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden erstmalig Germina / danach auch durch Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in WinSCHOOL
* Menü "System" / "Schuldaten"
--> bei Schulnummer muss der DISCH stehen
Germina / Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres
* Menü "System" / "Schuldaten"
--> bei Jahr muss das Schuljahr stehen, für das die Daten in SaxSVS-BBS importiert werden sollen
Germina / Support SaxSVS
* Verwendung der richtigen Schlüsselwerte
* beim Bundesland muss über eine Sammeländerung aus den Kürzeln des Landes der entsprechende Schlüsselwert eingetragen werden
(BSP.: SN -->14)
* alle Schüler mit dem Merkmal eines Bundeslandes auswählen und mit dem Menü "Bearbeiten" / "Serienänderung" die neuen Werte eintragen
Germina / Support SaxSVS

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus WinSCHOOL

Maske für die Plausibilitätsprüfung innerhalb von WinSCHOOL:

Bemerkungen:

  • grünes Fenster: Damit die Plausi ausgeführt werden kann, muss hier "Statistik-SaxSVS" aufgelistet sein
  • rotes Fenster: die hier aufgelisteten Fehler müssen abgearbeitet werden, damit ein Überspielen der Daten in SaxSVS möglich ist

Maske für den Import von Schlüsseln und Bildungsgängen und für den Export der Schülerdaten (in WinSCHOOL):

Bemerkungen:

  • Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden. Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
  • Der Export der Schülerdaten erfolgt über die Zeile "Export". Diese xml-Datei wird danach in einem zweiten Schritt in SaxSVS eingelesen.
  • Über "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" werden zusätzliche Hilfen erzeugt, damit die Prüfung der Daten bereits in WinSCHOOL erfolgen kann und nicht mehrmals der Einleseprozess in SaxSVS gestartet werden muss.
  • Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus WinSCHOOL:

Aktion Bemerkungen
Pflege der Daten in WinSCHOOL
siehe auch Bemerkungen unter dieser Tabelle
Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Kontrolle der Daten auf Richtigkeit
--> Plausibilitätskontrolle
--> Menü "Extras" / "Statistikabfragen"
werden die angezeigten Fehler hierüber beseitigt, gibt es später weniger Probleme beim Einlesen in SaxSVS
(siehe Fenster oberhalb der Tabelle)
Exportieren der Schülerdaten
--> Menü "Extras" / im Bereich Im/Export bei "Weitere" "Sachsen SaxSVS-Schnittstelle" wählen
es wird die Maske für den Export geöffnet
(siehe Fenster oberhalb der Tabelle)
"Export" aktivieren (Checkbox), evtl. Pfad anpassen Tipp: zur besseren Unterstützung der Bedienung sollten "Plausibilitäten anlegen" und "Statistikfelder einfärben" ausgewählt werden
es erfolgt eine Erfolgsmeldung über die Anzahl der exportierten Schüler Sollten in dem Fenster noch Fehlermeldungen erscheinen, ist mit Problemen der Daten beim Einlesen in SaxSVS zu rechnen

Bemerkungen:

  • Alle Daten müssen valid sein.
  • Sind in einer Klasse nur Schüler einer Schulart, wird diese Schulart am besten bei der Klasse hinterlegt. Sind in einer Klasse Schüler einer anderen Schulart integriert, muss diese bei dem Schüler hinterlegt werden.
Beispiel: In einer Klasse EQJ (Schulart BS/EQJ) werden gleichzeitig BvB-Schüler (Schulart BS/BvB) beschult. Bei der Klasse wird die Schulart BS/EQJ hinterlegt, bei den integrierten BvB-Schülern die Schulart BS/BvB. Nur so werden die Schüler nicht als Fehler abgewiesen, weil beim Einleseprozess immer Schulart und Bildungsgang auf Validität geprüft werden.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion Bemerkungen
Starten von SaxSVS
  • Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"


Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.

  • Auswahl der richtigen Datei
  • Hochladen
    --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in WinSCHOOL abgearbeitet werden muss

--> die meisten dieser Fehler werden auch in der Plausiprüfung in WinSCHOOL angezeigt
  • nur valide Daten können importiert werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"

War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden

Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen
  • Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden
    --> Klassenbezeichnung in WinSCHOOL oder SaxSVS anpassen
  • Sollen die Klassen schrittweise eingelesen werden, kann unter der Tabelle der Haken entfernt werden (siehe Bemerkungen).
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben
  • Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen
  • Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft
  • Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten
--> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden
  • Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

  • Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
  • Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
  • Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

Datenübernahme aus FuxSCHOOL

Voraussetzung für den Datenaustausch von FuxSCHOOL zu SaxSVS

Aktion Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von FuxSCHOOL, die den Datenexport ermöglicht Betreuer von FuxSCHOOL
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden erstmalig FuxMedia / danach auch durch Support SaxSVS
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in FuxSCHOOL
* Menü
--> bei Schulnummer muss der DISCH stehen
FuxSCHOOL / Support SaxSVS

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus FuxSchool

Maske für den Import von Schlüsseln und Bildungsgängen und für den Export der Schülerdaten (in FuxSchool):

Bemerkungen:

  • Die Schlüssel und Bildungsgänge werden jede Nacht aktualisiert im Netz abgelegt und können über den Link https://web1.extranet.sachsen.de/bbsp/public/schnittstellen/index.xml abgerufen werden. Dieser Vorgang ist bei der erstmaligen Nutzung und später bei Veränderungen (bspw. neue Berufe) erforderlich.
  • Die heruntergeladenen Dateien für Schlüssel und Bildungsgänge können über diese Maske in FuxSchool eingelesen werden.
  • Bevor der erste Export durchgeführt wird, sollten alle Pflichtfelder (in der Tabelle bei Punkt 3 hervorgehoben) gefüllt sein.

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus FuxSchool:

Aktion Bemerkungen
Pflege der Daten in FuxSchool Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Exportieren der Schülerdaten
--> Menü "Datei" / "Datenabgleich" / "Schnittstelle SaxSVS BBS"
es wird die Maske für den Export geöffnet
Auswahl des Schuljahres es wird meistens das aktuelle Schuljahr benötigt, für Phönix aber auch das vorhergehende Schuljahr
Auswahl der Schüler, die gelöscht werden sollen alle Schüler, die für die Phönixstatistik gezählt werden sollen, dürfen nicht gelöscht werden
"Export" starten Speicherort festlegen, der Dateinamen kann so bleiben
es erfolgt eine Erfolgsmeldung über den Export Das Fenster "Export für SaxSVS..." kann nun geschlossen werden.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion Bemerkungen
Starten von SaxSVS
  • Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"


Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.

  • Auswahl der richtigen Datei
  • Hochladen
    --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in FuxSCHOOL abgearbeitet werden muss

  • nur valide Daten können importiert werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"

War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden

Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen
  • Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden
    --> Klassenbezeichnung in FuxSCHOOL oder SaxSVS anpassen
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben
  • Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen
  • Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft
  • Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten
--> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden
  • Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

  • Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
  • Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
  • Soll eine falsch hochgeladene Datei wieder gelöscht werden, muss unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei (ohne Auswahl von Klassen) beim Einlesen gelöscht werden soll (Ausnahmefall).

Datenübernahme aus Magellan

Voraussetzung für den Datenaustausch von Magellan zu SaxSVS

Aktion Ansprechpartner für Fragen
* eine Version von Magellan, die den Datenexport ermöglicht Betreuer von Magellan
* Schlüsselwerte (Schularten usw.) und Bildungsgänge, die für die Sachsenstatistik benötigt werden Betreuer von Magellan
* der hinterlegte DISCH (Dienststellenschlüssel) in Magellan
* Navigation "Mandanten" / "Schulnummer" im Register Daten 1
Betreuer von Magellan / Support SaxSVS
* Auswahl des richtigen Schuljahres Betreuer von Magellan

Schritt 1 - Exportieren der Schülerdaten aus Magellan

Schrittfolge zum Exportieren der Daten aus Magellan:

Aktion Bemerkungen
Pflege der Daten in Magellan
siehe auch Bemerkungen unter dieser Tabelle
Pflichtfelder müssen gefüllt sein
Exportieren der Schülerdaten
--> Register "Importe/Exporte" / Menü "Export"
es wird die Maske für den Export geöffnet
Auswählen von:
  • Schnittstelle: SAXSVS
  • Exportdatei: SAX-SVS (BBS)
  • Export-Zeitraum: nach Festlegung


danach mit "weiter" zum nächsten Schritt wechseln

  • Stichtag auswählen --> heute
  • Exportordner: Speicherort auswählen


danach mit "weiter" zum nächsten Schritt wechseln

Vorgang mit "Fertigstellen" beenden

Bemerkungen:

  • Alle Daten müssen valid sein.
  • Sind in einer Klasse nur Schüler einer Schulart, wird diese Schulart am besten bei der Klasse hinterlegt. Sind in einer Klasse Schüler einer anderen Schulart integriert, muss diese bei dem Schüler hinterlegt werden.
Beispiel: In einer Klasse EQJ (Schulart BS/EQJ) werden gleichzeitig BvB-Schüler (Schulart BS/BvB) beschult. Bei der Klasse wird die Schulart BS/EQJ hinterlegt, bei den integrierten BvB-Schülern die Schulart BS/BvB. Nur so werden die Schüler nicht als Fehler abgewiesen, weil beim Einleseprozess immer Schulart und Bildungsgang auf Validität geprüft werden.

Schritt 2 - Importieren der bei Schritt 1 erstellten Schülerdatei in SaxSVS

Aktion Bemerkungen
Starten von SaxSVS
  • Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "kommerzielles Produkt"


Die Datei hat die Erweiterung .sbbs oder .xml.

  • Auswahl der richtigen Datei
    * Hochladen
    --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
bei fehlerhaften Dateien wird eine Fehlerliste angezeigt, die in Magellan abgearbeitet werden muss

  • nur valide Daten können importiert werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"

War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden

Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen
  • Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden
    --> Klassenbezeichnung in Magellan oder SaxSVS anpassen
  • Sollen die Klassen schrittweise eingelesen werden, kann unter der Tabelle der Haken entfernt werden (siehe Bemerkungen).
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben
  • Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen
  • Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft
  • Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten
--> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden
  • Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

  • Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
  • Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
  • Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.

Import über xls-Datei und csv-Datei

Aufruf: Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)"

Excel-Import

Voraussetzung für den Datenaustausch von Excel zu SaxSVS

Es können nur Daten in SaxSVS importiert werden, die valid sind und die bei geschlüsselten Inhalten den exakt richtigen Wortlaut haben. Für den genauen Wortlaut sollte entweder die Schlüsseldatei exportiert werden oder ein Testschüler (Jokerschüler) in SaxSVS angelegt werden, bei dem Testeinträge vorgenommen werden können. Die Vorgaben (Schlüssel und Bildungsgänge) werden jede Nacht neu erstellt und über das Netz zur Verfügung gestellt.

Bemerkungen:

  • Die Datei muss die Erweiterung .xls haben.
  • In der ersten Zeile sollte ein Spaltenkopf stehen, ab der 2. Zeile die Schülerdaten.

Schritt 1 - valide Eingabe der Pflichtdaten und sonstigen Daten

Im Gegensatz zu den kommerziellen Produkten, wo Schlüsselwerte und Bildungsgänge als Auswahlliste hinterlegt sind und demzufolge nicht falsch geschrieben werden können, muss bei Excel und Access auf die genaue Schreibweise geachtet werden. Auch Leerzeichen hinter einer Eingabe führen zum Ablehnen des Datensatzes.

Es müssen mindestens alle Pflichtfelder eingetragen werden, damit der Schüler in SaxSVS einer konkreten Klasse zugeordnet werden kann. Für die Planung des Bedarfs sind die Angaben bzgl. Integration und Migration erforderlich.

Alle anderen Datenfelder können ebenfalls in Excel (Access) befüllt und übertragen werden, genauso ist aber auch eine Ergänzung der eingelesenen Werte in SaxSVS möglich. In SaxSVS ist wieder der Vorteil, dass alle Werte als Listenauswahl zur Verfügung stehen und deshalb die Fehlerquote sehr gering ist.

Schritt 2 - Importieren der Daten in SaxSVS

Schrittfolge zum Einlesen der Daten in SaxSVS:

Aktion Bemerkungen
Starten von SaxSVS
  • Einlesen der Daten kann durch Nutzer mit der Rolle SL, eSL oder Sek-I erfolgen
Menü "Datei" / "Import von Schülerdaten" / "OFFICE (Excel)"


Die Datei muss die Erweiterung .xls haben.

  • Auswahl der richtigen Datei
  • Hochladen
    --> es kann immer nur eine Datei hochgeladen werden
Schritt 2 "Schülerdaten einlesen"

War das Hochladen erfolgreich, können im Schritt 2 die hochgeladenen Daten eingelesen werden

Auswahl und Zuordnung der Felder

  • alle Felder zuordnen, bei denen der Inhalt eingelesen werden soll
  • oben rechts auf die Diskette klicken zum Speichern der Zuordnung
Auswahl der Klassen, von denen die Schüler eingelesen werden sollen
  • Stehen Klassen in der Spalte "Klassen, welche nicht zugeordnet werden können", sind diese Klassen nicht in SaxSVS vorhanden
    --> Klassenbezeichnung in FuxSCHOOL oder SaxSVS anpassen
  • Sollen die Klassen schrittweise eingelesen werden, kann unter der Tabelle der Haken entfernt werden (siehe Bemerkungen).
nach dem Einlesen wird wieder ein Protokoll ausgegeben
  • Schüler mit Fehlern werden nicht eingelesen
  • Schüler mit Warnungen werden eingelesen, aber die Datensätze sind fehlerhaft
  • Schüler mit Infos wurden erfolgreich importiert
Kontrolle der Daten
--> Prüfung, ob in SaxSVS alle Schüler eingelesen wurden
  • Klassenbildungsmaske, Datengrundlage "Schülerdaten"

Bemerkungen:

  • Es werden grundsätzlich alle Schüler einer ausgewählten Klasse eingelesen
  • Wenn nicht alle Klassen auf einmal eingelesen werden sollen, werden nur die entsprechenden Klassen ausgewählt
  • Soll in einem weiteren Schritt eine weitere Klasse eingelesen werden, kann in der Maske wo die Klassen ausgewählt werden auch unter der Tabelle mit dem Auswahlfeld eingestellt werden, dass die hochgeladene Datei beim Einlesen nicht gelöscht wird. Damit kann beim zweiten Einleseprozess dann der Menüpunkt "Datei" / "hochgeladene Schülerdaten einlesen" genutzt werden.
  • Bei Excel-Import werden nur die Felder eingelesen, die zugeordnet wurden.

csv-Import

Der csv-Import läuft analog dem Excel-Import ab. Wichtig dabei ist der richtige Zeichensatz beim Speichern der csv-Datei. Als Dateityp funktioniert "CSV (Trennzeichen-getrennt)".

Datenimport Lehrer

Der Import von Lehrerdaten ist derzeit nicht vorgesehen.

Datenexport

Datenexport Schüler

xls-Export (bspw. für Excel)

xml-Export

Datenexport Lehrer

Der Datenaustausch der Lehrerdaten im xml-Format für kommerzielle Anbieter ist nicht vorgesehen. Lehrerdaten können nach Excel exportiert und weiter verarbeitet werden.