Schuelerdaten

Grundlagen

Jeder Schüler soll in SaxSVS-BBS sachsenweit nur an einer Schule geführt werden. In SaxSVS-BBS sind alle Daten der Schüler gepflegt, die für die Planung, die amtliche Schulstatistik und die Schulüberwachung erforderlich sind. Weitere Informationen wie bspw. Daten für die Zeugniserstellung sind nicht in dieser Anwendung enthalten.

Schüler können durch:

• Import per Schnittstellendatei vom kommerziellen Produkt
• Empfangen der Daten aus der vorhergehenden Schule (mit SaxSVS-BBS)
• Anlegen über Menü Schüler, Punkt „Neuer Schüler“

in das Schulmodul SaxSVS-BBS aufgenommen werden.

Die Bearbeitung der Schülerdaten erfolgt über die Menüpunkte im Reiter Schüler.

Aufbau der Maske

allgemeiner Aufbau

Der Bildschirm der Maske ist zweigeteilt. Im linken Teil kann man eine Vorauswahl der Schüler vornehmen und im rechten Fenster werden die Details in verschiedenen Registerkarten dargestellt.

Allgemeine Hinweise:

• von jedem Schüler werden nur die wichtigsten Daten gespeichert, die für die Arbeit der beteiligten Gremien erforderlich sind
• Eintragungen in Zellen sollten mit ENTER abgeschlossen werden
• Eintragungen sind nur in weißen Feldern möglich, einige Felder werden vom Programm ausgefüllt (bspw. Landkreis, wenn der Ort in Sachsen liegt)
• vor dem Wechsel der Maske ist über das Disketten-Symbol zu speichern
• die Auswahl des Schuljahres ist zu beachten
• jeder Schüler darf nur einmal im System SaxSVS-BBS gepflegt sein, deshalb werden die Schüller innerhalb einer Ausbildung bei Bedarf an die folgende Schule übergeben
• befindet sich der Schüler in einer Klasse der dualen Ausbildung, erscheint als weitere Registerkarte die Maske "Ausbildung"
• Voraussetzung für die sinnvolle Schülereingabe ist das Anlegen seiner Klasse
• Schulen, die mit einem kommerziellen Produkt arbeiten, können die Schülerdaten überspielen, dabei geht das Übertragen der Daten vom komm. Produkt in SaxSVS-BBS und auch umgekehrt

Bedienung der Masken

Es gibt Pflichtfelder und optionale Felder.

• Pflichtfelder

• Sie müssen immer vollständig ausgefüllt werden, sonst ist kein Speichern möglich.
• Sie sind bei fehlenden (leeren) Eintragungen rot hinterlegt (Ausnahme: bei dem Menüpunkt Schüler/Neuer Schüler ist nicht das Feld rot hinterlegt, sondern nur der Rahmen um das Feld)
• Pflichtfelder sind:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Geschlecht
• Klasse und Bildungsgang (kann auch eine Jokerklasse (#Aufn) sein, wenn diese Daten noch nicht bereitstehen)
• Enddatum der Ausbildung
• Status (Auszubildender/Schüler, Umschüler oder Schulpflichterfüller)

• Optionale Felder

• Optionale Felder sind in Blöcke unterteilt. Zusammengehörige Daten bilden als Komplex eine Einheit und müssen komplett ausgefüllt werden, sobald ein Feld mit Inhalt belegt ist.
• Sobald ein Feld eines Blockes ausgefüllt wird, werden die dazugehörenden (noch) leeren Felder rot hinterlegt.
• Erst wenn alle roten Felder ausgefüllt sind, lassen sich die Masken speichern.

• allgemeine Bemerkungen:

• Daten lassen sich nur speichern, sobald sie gültig sind. (BSP: ein Schüler mit einem Geburtsdatum 01.01.1900 geht nicht zu speichern, da in diesem Alter kein Schulbesuch stattfindet)
• Werden ungültige Daten durch den Schülerimport aus einem kommerziellen Produkt eingelesen, erscheinen die Felder rot hinterlegt, sobald in einer fehlerhaften Maske der Bearbeitungsmodus eingeschalten wird.

Auswahlbereich (linker Teil und Zeile über Registerkarten)

Für die Bearbeitung der Schülerdaten kann ein Filter definiert werden. Innerhalb der gefilterten Datensätze kann dann zum nächsten Datensatz gewechselt werden.

Nummer	Beschreibung
1	Auswahl der Schüler über den Namen. Bei "Alphabetisch" kann direkt nach einem Schüler gesucht werden. Wenn die Schreibweise nicht genau bekannt ist, kann auch nach Buchstabenfolgen gesucht werden. Außerdem werden bei der alphabetischen Sortierung im linken Bereich statt Klassen die Anfangsbuschstaben zur schnelleren Auswahl aufgelistet.
2	Auswahl der Schüler über die Klassenzugehörigkeit.
3	Standardmäßig werden nur Regelklassen angezeigt. Für die Planung und Statistik werden auch nur diese Schüler gezählt. Übergangsweise können aber Schüler auch in eine #Jokerklasse gesetzt werden. Bei Aktivierung des Feldes "mit Jokerklassen" werden auch die #Aufn-Klassen der 4 Ausbildungsjahre angezeigt.
4	Im linken Bereich werden alle Klassen aufgelistet (bei Auswahl "Klassenliste"), die im ausgewählten Schuljahr gebildet wurden. Dabei findet eine Sortierung nach dem Ausbildungsjahr statt, innerhalb des Ausbildungsjahres sind die Klassen alphabetisch aufgelistet. Bei Auswahl "Alphabetisch" stehen hier die Buchstaben des Alphabetes.
5	Schülerliste, je nach Auswahl des Filters
6	Wird ein Schüler in der Schülerliste angeklickt, erscheinen die Daten des Schülers im rechten Bereich. Außerdem wird in diesem Feld der Schülername wiederholt.
7	Möchte man den nächsten Datensatz bearbeiten, kann man mit diesen Schaltflächen weiterspringen (erster Datensatz, vorhergehender Datensatz, nächster Datensatz, letzter Datensatz).
8	Bei kleinen Monitoren oder einer niedrigen Auflösung kann es sein, dass nicht alle Daten auf einen Bildschirm angezeigt werden. Mit diesem Symbol kann der linke Bereich aus- und wieder eingeblendet werden.

Detailbereich (rechter Bereich)

Maske Name

Komplettansicht:

Bereich Name

Alle Felder außer Geburtsname müssten ausgefüllt sein, da sie bei der Eingabe eines neuen Schülers oder beim Import aus einem anderen Programm Pflichtfelder sind.

Der Geburtsname ist optional und muss nicht eingetragen werden. Die Daten dieses Bereichs sollten nur geändert werden, wenn nachträglich ein Fehler bei der Ersteingabe festgestellt wird.

Bereich Abwesenheit

Für Schüler, die übergangsweise nicht anwesend sind, kann hier die Abwesenheit hinterlegt werden.

Zur Auswahl stehen:

• Klinik/Krankenhausschule
• Diagnostik an AFS
• Gastschüler an einer anderen Schule
• Schulbesuch im Ausland

Bei jedem Abwesenheitsgrund muss ein "seit"-Datum hinterlegt sein.

Bereich Migration

In der Anwendung wird unterschieden zwischen Migrant und DAZ-3. Das Merkmal Migrant wird für die amtliche Schulstatistik (Phönix) benötigt. Für eine Teilmenge der Migranten kann ein zusätzlicher Bedarf an Stunden (DAZ-3) beantragt werden. Die Zuweisung für die Teilnahme an DAZ-3 erfolgt erst, wenn der Schüler eine besondere Bildungsberatung vorweisen kann und diese mit dem entsprechenden Datum eingepflegt wird.

Bereich Adresse

Die Pflichtfelder der Adresse unterscheiden sich nach dem Wohnort.

• Wohnort in Sachsen:

• Pflichtfelder sind PLZ, Ort, Straße (wobei PLZ und Ortsbezeichnung zueinander passen müssen)

• Wohnort außerhalb Sachsens, aber in Deutschland:

• Pflichtfelder sind Bundesland, PLZ, Ort (hier sind PLZ und Ortsbezeichnungen freie Eingabefelder)

• Wohnort außerhalb Deutschland:

• Pflichtfelder sind Staat, PLZ, Ort (hier sind PLZ und Ortsbezeichnungen freie Eingabefelder)

Alle anderen Felder sind optional und müssen erst nach Aufforderung eingetragen werden. Der Landkreis wir programmtechnisch eingetragen (nur bei Schülern aus Sachsen)

Bereich Staatsangehörigkeit

Einige Schüler haben 2 Staatsangehörigkeiten. Hat ein Schüler außer Deutschland noch eine weitere Staatsangehörigkeit, sollte Deutschland als 2. Staatsangehörigkeit eingetragen werden (wichtig für die amtliche Schulstatistik).

Maske Sorgeberechtigte

Es können bis zu drei Anschriften erfasst werden. Das Feld „Einrichtung“ ist für Schüler vorgesehen, die in Kinder- und Jugendheimen oder ähnlichen Einrichtungen wohnen. Hier muss nicht die eigene Schule eingetragen werden! Das Feld „personensorgeberechtigt“ kennzeichnet die für den Schüler sorgeberechtigten Personen, welche auch die Post zum Schüler erhalten sollen.

Für Personen, die außerhalb von Sachsen wohnen, ist nach der Wahl des Staates und ggf. des Bundeslandes der Wohnort frei eintragbar. Stimmen die Adressdaten der Sorgeberechtigten mit den Schülerdaten überein und ist die Schüleraderesse bereits gepflegt, können die Daten mit der Schaltfläche "Anschrift aus Schülerdaten übernehmen" übernommen werden. Bei Schülern bis 18 Jahre muss mindestens ein Personensorgeberechtigter eingetragen sein (für Schulpflichtüberwachung).

Pflichtfelder sind (sobald ein Feld davon einen Inhalt hat):

• Beziehung
• Anrede
• Vorname
• Staat

Maske Laufbahn

Die Eintragungen im Register „Laufbahn“ werden für Statistiken, wie z.B. Amtliche Schulstatistik und Schülerbewegung genutzt. Die Laufbahnen von Schülern sind durch die Nutzer der Schule frei editierbar, wenn der Schüler Stammschüler dieser Schule ist. Wenn sich Zeitscheiben überschneiden, wird dies durch Rotfärbung kenntlich gemacht, eine Speicherung ist dann nicht möglich. In der Laufbahn sind für das Bundesland Sachsen alle öffentlichen berufsbildenden Schulen auswählbar. Damit ist auch die Pflege von Schulzeiten für vergangene Zeiträume möglich.

schuljahresabhängige Schülermerkmale:
Bereich Laufbahn:

In der Tabelle Laufbahn findet die Zuordnung des Schülers zur Klasse statt. Für jedes Schuljahr ist mindestens eine Zeile zu nutzen. Bei "von" und "bis" sollten jeweils der erste und letzte Schultag des Jahres eingetragen sein (01.08.XXXX; 31.07.XXXX). Soll der Schuljahreswechsel des Schülers über die Laufbahntabelle stattfinden, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:

• neues Schuljahr auswählen
• Datum für ersten Schultag auswählen
• Datum für letzten Schultag kontrollieren (das Programm trägt das Datum selbständig ein)
• Schule kontrollieren (da nur bei Schulwechsel innerhalb der Fachklassenausbildung und wenigen anderen Ausnahmen hier nicht die eigene Schule steht, wird dieses Feld ebenfalls vorbefüllt)

Die Übergabe des Schülers an eine andere Schule wird im Punkt Weitergabe der Schülerdaten an eine nachfolgende Schule beschrieben.

• Klasse auswählen (an der Klasse hängen die Bildungsgänge laut Klassenbildungsmaske)
• wenn mehrere Bildungsgänge in einer Klasse beschult werden, richtigen Bildungsgang (Kennziffer) auswählen
• optional: Bemerkung eintragen

Der Bildungsgang wird pro Schuljahr gespeichert. Damit ist auch nachvollziehbar, wenn der Auszubildende innerhalb der Ausbildung in eine andere Spezialisierung wechselt. Da in der Laufbahntabelle nur die Kennziffer steht, sind unter dieser Tabelle die Klartexte aufgeführt (nur zur Ansicht, die Inhalte können hier nicht geändert werden).

weitere schuljahresbezogene Schülermerkmale:

• voraussichtlicher Abschluss (Pflichtfeld)

• Dieses Datum wird benötigt:

• damit Schüler die Laufbahn innerhalb der Schule beenden (wenn dieses Datum in einem Schuljahr liegt, erfolgt keine Übermittlung der Schülerdaten in das Folgeschuljahr)
• für die amtliche Schulstatistik (es werden alle Abschlüsse gezählt, wo dieses Datum innerhalb des Schuljahres liegen)

• Status (Pflichtfeld)

• Für die amtliche Schulstatistik ist eine Unterscheidung in AZUBI, Umschüler und Schulpflichterfüller notwendig

• Neuanfänger

• Beginnt ein Schüler/Auszubildender eine neue Ausbildung, wird er laut amtlicher Schulstatistik im ersten Jahr als Neuanfänger gezählt.

Absolviert dieser Auszubildende nach der 2jährigen Ausbildung (bspw. Verkäufer) eine weitere Ausbildung als Einzelhandelskaufmann, wird diese aufgesetzte Ausbildung nicht als Neuanfänger gezählt.

• Beschulung mit Ausnahmegenehmigung (lt. §25 Abs. 4 SchulG)

• Die Schulaufsicht benötigt die Anzahl der Schüler, die nicht an der für sie zuständigen Schule unterrichtet werden. Diese Ausnahmegenehmigung muss hier eingetragen werden.
• Ausnahmegenehmigungen müssen nur für die Schulart "Berufsschule" eingetragen werden
• Für eine evtl. Ausnahmegenehmigung muss der AZUBI in einem anderen Landkreis wohnen als die Schule ist.

• erteilte Fremdsprachen:

• Für die amtliche Schulstatistik werden die erteilten Fremdsprachen benötigt. In dieser Tabelle werden auch Eintragungen vorgenommen, wenn der Schüler sorbischen Unterricht hat.

schuljahresunabhängige Schülermerkmale:

• Bildungsgutschein

• die Aufsichtsbehörde benötigt diese Information für Abrechnungen, da dafür Mittel zur Verfügung gestellt werden.

• Förderschwerpunkt der Maßnahme

• Im BvB-rehaspezifischen Bereich ist der Maßnahme ein Förderschwerpunkt zugeordnet
• Diese Information ist für die amtliche Schulstatistik erforderlich

Weiterhin werden in dieser Maske noch 2 Informationen angezeigt, die die Anwendung automatisch belegt:

• wohnhaft außerhalb von Sachsen
• Beschulung aus anderem Landkreis innerhalb Sachsens

Maske Förderung

Unter Förderung/Teilleistungsschwächen können maximal zwei verschiedene Förderungen eingetragen werden. Förderschwerpunkte können sein:

• Lese-Rechtschreib-Schwäche
• autistisches Verhalten

Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf müssen aufgrund gutachterlich bestätigtem Autismus an allen Schulen außer an Allgemein bildenden Förderschulen (AFS) einen Eintrag in der Tabelle "Teilleistungsschwächen" plus einen Eintrag in der Tabelle "integrative Unterrichtung nach Schulintegrationsverordnung" haben. Nur so erhält die Schule einen Aufwuchs an Stunden für die Betreuung dieser Schüler.

Unter „Integrativer Unterrichtung nach Schulintegrationsverordnung“ sind zu erfassen,

• Pflichtfelder

• die Integrationsform gemäß Schulintegrationsverordnung - SchIVO,

Nur für Schüler mit der Integrationsform "Int2" erhalten die Schulen einen Aufwuchs des Bedarfs.

• die Dauer der Integration,
• die Förderstunden in der Regelschule und in der Förderschule, gemäß Bescheid des Schülers,
• der Hauptförderschwerpunkt

• optionale Felder

• die betreuende Förderschule (Hier kann eine Förderschule, die vorher als Kooperationsschule festgelegt wurde, ausgewählt werden.) und
• ggf. die zusätzliche Lehrkraft.
• Informationen für räumliche Anforderungen

Die Felder "zusätzliche Lehrkraft" und "räumlichen Anforderungen" sind für schulinterne Vermerke vorgesehen. Dieses Datenfeld wird nicht ausgewertet.

Sobald bei einem Schüler in der Maske "Förderung" Eintragungen enthalten sind, erscheint im oberen rechten Bereich ein Hinweis in Klammer:

Maske Vorbildung/Abschluss

Das Register „Abschluss“ dient der Schulpflichtüberwachung in Zusammenhang mit dem Wechsel des Schülers an eine andere Schule oder der Beendigung der Schullaufbahn.

Maske Ausbildung

Neuen Schüler anlegen

Aufruf: Menü Schüler/Neuer Schüler

Dieser Menüpunkt wird verwendet, wenn:

• der Schüler in dieser Schule seine Schullaufbahn in einer berufsbildenden Schule beginnt,
• der Schüler aus einer berufsbildenden Schule ohne SaxSVS-BBS (z.B. private Schule oder aus anderem Bundesland) kommt.

In allen anderen Fällen muss der Schülerdatensatz von der ehemaligen Stammschule (telefonisch oder schriftlich) angefordert werden. Diese angeforderten Datensätze werden dann von der abgebenden Schule übertragen (siehe Kapitel – Datenaustausch).

Vor der Aufnahme des Schülers müssen folgende Pflichtangaben bekannt sein:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Geschlecht

und wenn der Schüler in der entsprechenden Klasse gespeichert werden soll, außerdem

• Klassenbezeichnung (mit der Klasse wird der Bildungsgang gespeichert)
• Status (wie Auszubildender oder Umschüler)
• voraussichtliches Enddatum der Ausbildung

Schülerdaten erfassen und ändern

Prüfung der Daten während der Eingabe

Für einige Felder ist eine Prüfung der Inhalte auf Gültigkeit hinterlegt. Beispiele:

• Name, Vorname:

• davor und dahinter darf kein Leerzeichen stehen

• es dürfen keine Zahlen und keine Sonderzeichen enthalten sein
• die Schreibweise bei Doppelnamen muss der deutschen Rechtschreibung entsprechen (innerhalb des Namens keine Leerzeichen)

• Datum

• für jedes Datum gibt es einen gültigen Bereich, der eingehalten werden muss

Damit Fehler bei der Eingabe minimiert werden, findet man in der Anwendung häufig Auswahlfelder.

Schülerdatensatz löschen

Menüaufruf: Schüler/Schülerdatensatz löschen

Das Löschen von Schülerdaten sollte immer einen Ausnahmefall darstellen. Im normalen Ablauf sind Schülerdaten an die fortführende Schule zu übergeben. Durch das richtige Datum für das Ausbildungsende (Register: Laufbahn, Feld: voraussichtlicher Abschluss am) wird der Schüler automatisch aus der Datenbank für das Folgeschuljahr entfernt.

Sollte es im Ausnahmefall zu doppelten Eintragungen eines Schülers kommen, kann er wieder gelöscht werden.

Wenn der verkehrte Datensatz eines Schülers gelöscht wird, kann der Schüler nach dem nächsten Import wieder doppelt in SaxSVS-BBS vorhanden sein.

Weitergabe der Schülerdaten an eine nachfolgende Schule

Schüler, deren Daten bereits in einer sächsischen berufsbildenden Schule mit SaxSVS-BBS gespeichert wurden, dürfen an der fortführenden Schule nicht neu erfasst werden. Die Schülerdaten sind von der abgebenden Schule an die aufnehmende Schule zu übergeben.

Die Übergabe erfolgt im Register Laufbahn.

Schülerdatensätze für eine neue Ausbildung kopieren

Sind Schüler für einen bestimmten Zeitraum als Gastschüler im Ausland, werden diese wie folgt abgebildet:

Sind Schüler aus dem Ausland für einen bestimmten Zeitraum als Gastschüler an der Schule, werden diese wie folgt abgebildet:

Gastschüler aus dem Ausland sind als Schüler in der Schule zu pflegen, wenn sie für die GB-Berechnung, Schulpflichtüberwachung oder Phönix benötigt werden.